Power Automate できること 活用事例 – SharePoint リスト を使った 自動化 フロー

　Power Automate は、様々なアプリケーションを組み合わせて自動化することができる便利なサービスです。本記事では、 活用事例 として、  SharePoint リスト をリスト を使った 自動化 フローの 作成手順 を説明します。具体的には、 Power Automate ・ SharePoint ・ Teams を 連携 して、「休暇申請を管理する」業務フロー作成手順を説明します。 

目次

Power Automate とは

作成する業務フローの要件

Power Automate を使った業務フローの作成

運用イメージ

業務フロー自動化による効果

Power Automate とは

　Power Automate は、アプリやサービスとの間に自動化されたワークフローを作成することができるサービスです。

　 システムを使っている業務では、業務フローが自動化されているケースも多いと思いますが、システム化されていない業務や細かな作業は、メールやチャットを駆使して手動でフローを実現することも多いのではないでしょうかそんな状況も、 Power Automate を利用すればすぐに業務フローを作成し運用することができますよ。

作成する業務フローの要件

　休暇申請を管理するための業務フローを作成するにあたって、 Power Automate のフォーマットで、「上司に休暇申請の承認を要求する」というフローがあります。しかし、ここではフォーマットは使わず、一から 作成する方法を説明します。
　作成する業務フローに関しては次の点を要件にします。
・ SharePoint リスト で休暇情報を管理すること。
・ SharePoint リスト を 作成 (休暇申請)・変更(休暇申請の却下/承認/再申請)することで、担当者あるいは承認者がアクションを検知できること。
・担当者あるいは承認者が検知するアクションは、担当者あるいは承認者に対してTeamsで通知する

　イメージとしてはこのようになります

Power Automate を使った業務フローの作成

　SharePoint　から設定を行うことで業務フローを作成していきます。組織の権限によって実行できない場合は、組織の管理者へ確認してくださいね。

SharePoint リスト 作成

　まずは休暇申請を管理する SharePoint リスト を 作成 してみたいと思います。
　SharePoint リスト作成 に慣れていない人のために、 リスト作成 方法から説明します。

① リスト作成 メニューの選択
　サイトコンテンツから新規→リストを選択します。

② リストを作成
　リストを作成 、では「空白のリスト」を作成しましょう。「 空白のリスト」選択後、名前を入力して、 SharePoint リストが作成されます。
　流用できるExcelや SharePoint リストがある場合は、Excelからや既存のリストからの作成もできます。

③サイトコンテンツで設定
　SharePoint リストを作成したら、サイトコンテンツで確認ができるようになります。
　リスト名の少し横で、設定メニューが出てきますのでここで設定を選択します。

④リストの列設定
　「列の作成」「列の順序」を使って、各列を次のように設定してみます。
●「状態」は「申請」「却下」「承認」の「選択肢」とし、どのような状態にあるかを示すようにします。
●「休暇日」や「承認日」については「日付と時刻」
●「承認者」は「ユーザまたはグループ」
●「連絡事項」は「1行テキスト」
　SharePoint リスト 時に自動生成される「登録者」については「申請者」という項目名に変更してみました。

⑤ SharePoint リスト
　休暇届けの、データ登録済みの SharePoint リストを表示した様子です。

⑥ SharePoint リストのビューの設定
　SharePoint リストのビューの設定としては次のような形です。

Power Automate でのフロー作成

　 SharePoint リストで管理情報が作成できたので、次はいよいよ フローを作成します。先に作成した SharePoint リストを元に、「 SharePoint リスト が作成されたり変更されたらTeams で通知する」というフローを作成します。

①フローの作成
　Power Automate で、「作成」→「自動化したクラウドフローを構築する」→「フロー名」の入力→「アイテムが作成または変更されたとき」という順に選択しフローを作成します。

②フローのトリガーの設定
　 「アイテムが作成または変更されたとき」で、先に作成した SharePoint のアドレスやリスト名を選択します。
また「＋」（または「+新しいステップ」）からフローの処理を追加し、「スイッチ」を追加します。「スイッチ」の「オン」の部分にカーソルをあてると、 SharePoint の項目が選択できるようになるため、「状態 Value」を選択します。

③ケースの作成
　スイッチの「状態 Value」毎のケースを作成していきます。ケース・ケース2・ケース3の「次の値が等しい」が「申請」「却下」「承認」となるようにします。

④ Teams の通知の設定
　ケースごとに Teams の通知処理を追加します。「アクションの追加」から Teams の「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択して、それぞれ設定していきます。
※先の画像は既に設定済みの画像となります。

④ー１、「申請」
下記のような設定をしてみます。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：Chat with Flow bot
Recipient：承認者 Email
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「連絡している人、連絡事項、メッセージのリンク」が分かるような内容にします。

④ー２、「承認」
下記のような設定をしてみます。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：Chat with Flow bot
Recipient：申請者 Email
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「連絡している人、連絡事項、メッセージのリンク」が分かるような内容にします。

④ー２、「却下」
下記のような設定をしてみます。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：Chat with Flow bot
Recipient：申請者 Email
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「連絡している人、連絡事項、メッセージのリンク」が分かるような内容にします。

以上で設定ができました。

Teams でのチームの作成

今回の業務フローでは、個人へチャットを通知するように構成しましたが、チームへチャットを通知することも可能です。既に通知で使いたいチームがある場合は、それを利用することも可能ですよ。

また、チームを作り慣れていない方のために、チームを作る方法を簡単に説明しますね。
まずはTeamsの「チームに参加、またはチームを作成」　→　「チームを作成」　を選択します。

次に「チームを作成する」のメニューで最適な「作成方法」を選び（一から作るようであれば「最初から」を選びましょう）、必要な情報を入力および選択していけばチームが作成できます。

運用イメージ

　作成した業務フローの運用イメージを見てみます

① SharePoint での休暇申請
休暇申請者は SharePoint で必要な情報を入力し、休暇申請をします。

② SharePoint 登録内容
SharePoint リストに下記のように追加されます。

③承認者へ Teams で通知
承認者へは Teams で自動的に申請内容が通知されます。

④承認者で状態更新
承認者は SharePoint で必要な情報を更新します。ここでは承認の例とします。

⑤ SharePoint 更新内容
SharePoint の更新内容です。

⑥申請者へ Teams で通知
申請者への Teams で自動的に更新通知がされます。

業務フロー自動化による効果

　業務フローの自動化により、業務を進めるうえで必要な作業が簡単になりますし、抜け・漏れ・誤りの軽減や問い合わせ時間の減少が見込め、業務効率化を実現することができますね。
　今回は Power Automate の概要を知っていただくために、シンプルな休暇申請を構成しましたが、アイデアと設定次第で、より効果の高い業務フローを組むことも可能です。
　是非あなたも 、業務自動化にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

Power Automate の活用をはじめとした業務自動化の、ご相談を承っています。
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