Power Automate でできることイメージ画像
 

 Power Automate は、様々なアプリケーションを組み合わせて自動化することができる便利なサービスです。本記事では、Power Automate でできることとして、SharePointリストを活用した業務フローの作成手順を説明します。具体的には、Power Automate・SharePoint・Teamsを使って、「休暇申請を管理する」業務フロー作成手順を説明します。

 

目次

Power Automate でできること

Power Automate とは

作成する業務フローの要件

Power Automate を使った業務フローの作成

運用イメージ

業務フロー自動化による効果

Power Automate でできること

Power Automateとは

 Microsoft365を契約されている方の中には、Microsoft Officeサインイン後のトップページで見たことがあるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。Power Automateはマイクロソフトの提供するサービスで、「Power Automate は、よく使うアプリやサービスとの間に自動化されたワークフローを作成し、ファイルの同期、通知の受信、データの収集などを行うことができるようにするためのサービス」と説明されています。
※出典:Power Automate ドキュメントサイト

  システムを使っている業務では、業務フローが自動化されているケースも多いと思いますが、システム化されていない業務や細かな作業は、メールやチャットを駆使して手動でフローを実現することも多いですよね。そんな状況も、Power Automateを利用すればすぐに業務フローを作成し運用することができます。

作成する業務フローの要件

 休暇申請を管理するための業務フローを作成するにあたって、Power Automateのひな形で、 Power Automate・SharePoint・Outlookを 使った「上司に休暇申請の承認を要求する」というフローがありますが、ここではひな形は使わず、一からPower Automate・SharePoint・Teamsで作成してみる方法を説明します。
 作成する業務フローに関しては次の点を要件にします。
・SharePointリストで休暇情報を管理すること。
・SharePointリストの記載を追加(休暇申請)・変更(休暇申請の却下/承認/再申請)することで、担当者あるいは承認者がアクションを検知できること。
・ 担当者あるいは承認者が検知するアクションは、担当者あるいは承認者に対してTeamsで通知する

 イメージとしてはこのようになります

 Power Automate でできること:休暇申請を管理するのフローイメージ図

Power Automate を使った業務フローの作成

 SharePoint → Power Automateの順に設定を行うことで業務フローを作成していきます。組織の権限によって実行できない場合は、組織の管理者へ確認してくださいね。

SharePointリストの作成

 まずは休暇申請を管理するSharePointリストを作成してみたいと思います。
 SharePointリストの作成に慣れていない人のために、リストの作成方法から説明します。

①リスト作成メニューの選択
 サイトコンテンツから新規→リストを選択します。

 Power Automate でできること:SharePointリストの作成
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②リストを作成
 リストを作成、では「空白のリスト」を作成しましょう。「 空白のリスト」選択後、名前を入力して、SharePointリストが作成されます。
 流用できるExcelやSharePointリストがある場合は、Excelからや既存のリストからの作成もできます。

 Power Automate でできること:SharePointリストの作成②
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③サイトコンテンツで設定
 SharePointリストを作成したら、サイトコンテンツで確認ができるようになります。
 リスト名の少し横で、設定メニューが出てきますのでここで設定を選択します。

 Power Automate でできること:SharePointリストのサイトコンテンツ設定
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④SharePointリストの列設定
 「列の作成」「列の順序」を使って、各列を次のように設定してみます。
●「状態」は「申請」「却下」「承認」の「選択肢」とし、どのような状態にあるかを示すようにします。
●「休暇日」や「承認日」については「日付と時刻」
●「承認者」は「ユーザまたはグループ」
●「連絡事項」は「1行テキスト」
 SharePointリスト 時に自動生成される「登録者」については「申請者」という項目名に変更してみました。

 Power Automate でできること:SharePointリストのサイトコンテンツ設定内容
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⑤SharePointリスト
 休暇届けの、データ登録済みのSharePointリストを表示した様子です。

 Power Automate でできること:SharePointリストのデータイメージ
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⑥SharePointリストのビューの設定
 SharePointリストのビューの設定としては次のような形です。

 Power Automate でできること:SharePointリストのビューの設定
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Power Automate でのフロー作成

  SharePointリストで管理情報が作成できたので、次はいよいよPower Automateで業務フローを作成します。先に作成したSharePointリストを元に、「SharePointリストが作成されたり変更されたらTeamsで通知する」というフローを作成します。

①フローの作成
 Power Automateで、「作成」→「自動化したクラウドフローを構築する」→「フロー名」の入力→「アイテムが作成または変更されたとき」という順に選択しフローを作成します。

 Power Automate でできること:Power Automateの設定
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②フローのトリガーの設定
  「アイテムが作成または変更されたとき」で、先に作成したSharePointのアドレスやリスト名を選択します。
また「+」(または「+新しいステップ」)からフローの処理を追加し、「スイッチ」を追加します。「スイッチ」の「オン」の部分にカーソルをあてると、SharePointの項目が選択できるようになるため、「状態 Value」を選択します。

 Power Automate でできること:Power Automateのトリガー設定
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③ケースの作成
 スイッチの「状態 Value」毎のケースを作成していきます。ケース・ケース2・ケース3の「次の値が等しい」が「申請」「却下」「承認」となるようにします。

 Power Automate でできること:Power Automateの分析設定
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④Teamsの通知の設定
 ケースごとにTeamsの通知処理を追加します。「アクションの追加」からTeamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択して、それぞれ設定していきます。
※先の画像は既に設定済みの画像となります。

④ー1、「申請」
下記のような設定をしてみます。
投稿者:フローボット(Flow bot)
投稿先:Chat with Flow bot
Recipient:承認者 Email
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「連絡している人、連絡事項、メッセージのリンク」が分かるような内容にします。

 Power Automate でできること:Power AutomateのTeams設定(申請)
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④ー2、「承認」
下記のような設定をしてみます。
投稿者:フローボット(Flow bot)
投稿先:Chat with Flow bot
Recipient:申請者 Email
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「連絡している人、連絡事項、メッセージのリンク」が分かるような内容にします。

 Power Automate でできること:Power AutomateのTeams設定(承認)
画像クリックで拡大表示
 

④ー2、「却下」
下記のような設定をしてみます。
投稿者:フローボット(Flow bot)
投稿先:Chat with Flow bot
Recipient:申請者 Email
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「連絡している人、連絡事項、メッセージのリンク」が分かるような内容にします。

 Power Automate でできること:Power AutomateのTeams設定(却下)
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以上でPower Automateの設定ができました。

Teamsでのチームの作成

今回の業務フローでは、個人へチャットを通知するように構成しましたが、チームへチャットを通知することも可能です。既に通知で使いたいチームがある場合は、それを利用することも可能ですよ。


また、チームを作り慣れていない方のために、チームを作る方法を簡単に説明しますね。
まずはTeamsの「チームに参加、またはチームを作成」 → 「チームを作成」 を選択します。

 Power Automate でできること:Teamsのチーム作成
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次に「チームを作成する」のメニューで最適な「作成方法」を選び(一から作るようであれば「最初から」を選びましょう)、必要な情報を入力および選択していけばチームが作成できます。

 Power Automate でできること:Teamsのチーム作成メニュー
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運用イメージ

 作成した業務フローの運用イメージを見てみます

①SharePointでの休暇申請
休暇申請者はSharePointで必要な情報を入力し、休暇申請をします。

 Power Automate でできること:SharePointでの休暇申請
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②SharePoint登録内容
SharePointには下記のように登録されます。

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③承認者へTeamsで通知
承認者へはTeamsで自動的に申請内容が通知されます。

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④承認者で状態更新
承認者はSharePointで必要な情報を更新します。ここでは承認の例とします。

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⑤SharePoint更新内容
SharePointの更新内容です。

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⑥申請者へTeamsで通知
申請者へのTeamsで自動的に通知がされます。

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業務フロー自動化による効果

 業務フローの自動化により、業務を進めるうえで必要な作業が簡単になりますし、抜け・漏れ・誤りの軽減や問い合わせ時間の減少が見込め、業務効率化を実現することができますね。
 今回はPower Automateの概要を知っていただくために、シンプルな休暇申請を構成しましたが、アイデアと設定次第で、より効果の高い業務フローを組むことも可能です。
 是非あなたも Power Automate を活用してみてはいかがでしょうか。

 

 手順がわかっても対応時間がとれなかったり、実務に合わせた検討が必要であったりと現実は大変だったりしますよね。
 弊社ではPower Automate 活用に関する支援業務も行っておりますので お気軽にお問い合わせください。RPA活用・DX推進/IT導入に関してのご相談がある場合も、お問い合わせください。

 

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