Power Automate Desktop を活用した請求書自動作成画像
 
 

Power Automate Desktop
でできること「効果検証/シナリオ」

請求書手動作成
VS
請求書自動作成

 

Power Automate Desktop でできること「効果検証/シナリオ」

この記事では、Power Automate Desktopを活用することで、人が手作業をした場合とPower Automate Desktopで自動化した場合の作業時間がどう変わるかを検証します。請求書を人が作成した場合(以下、請求書手動作成)とPower Automate Desktopが自動作成した場合(以下、請求書自動作成)の作業時間を比較検証し、請求書作成自動化による生産性向上の効果を確認します。また請求書作成自動化のための、 Power Automate Desktop シナリオのポイントについても解説します。

Power Automate Desktopは、デスクトップ向け Power Automateとも呼ばれ、Microsoftが提供しているRPAツールです。RPAは「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、「パソコン業務を自動化するためのツール」のことです。Windows上で行われる作業をPower Automate Desktopに実施させることで、人手で行ってきた定型的な事務作業を自動化し効率化することができます。Windows 10 ユーザーやWindows 11 ユーザーは無料でこの自動化ツールを使うことができます。

Power Automate Desktopには次の特徴があります。
・Power Automate が搭載するロボティック プロセス オートメーション (RPA) 機能の使いやすいインターフェイスで、デスクトップ フローを簡単に作成し、管理します。
・デスクトップ レコーダーと Web レコーダーを使用してフローを構築し、Web やデスクトップから記録した操作をリアルタイムで編集します。
・SAP、Web サイト、さらにレガシー端末やメインフレームに至るまで、さまざまなシステムと連携する多様なドラッグアンドドロップ操作セットから選択します。
・例外処理によってエラー発生時のセーフガードを設定することで、人間の介入に代わってアクションとスクリプトによる検証を利用した複雑なワークフローを実現します。
・利用できる Power Automate プランによってデスクトップ フローをクラウドに移行します。
※出典:Microsoft社Power Automate紹介ページ
https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/desktop/

 

目次

請求書手動作成 VS 請求書自動作成

請求書手動作成

請求書自動作成

Power Automate Desktop請求書自動作成動画

結果

Power Automate Desktopによる自動化メリット考察

Power Automate Desktop 請求書自動作成以外への活用

請求書自動作成シナリオ

ポイントとなるシナリオ記載

まとめ

請求書手動作成 VS 請求書自動作成

今回は、請求書作成を行う際に手動で作業を行った場合と、Power Automate Desktopを使用した場合で、作業時間がどれだけ違うのかを請求書自動作成Power Automate Desktopを作成して実際に比較検証します。
内容は契約内容をまとめた契約管理表を元に、お客様ごとの請求書を作成する作業です。動画では3件の請求書作業を自動化しています。

請求書手動作成

手動で請求書を作成します。 
Excelでまとめている契約管理表から、月次の請求書を手動で作成することを想定します。

請求書自動作成

Power Automate Desktopを使用して請求書を作成します 。
Excelでまとめている 契約管理表から、月次の請求書をPower Automate Desktopが自動で作成します。

Power Automate Desktop請求書自動作成動画

請求書自動作成をする動画です。 Power Automate Desktopの動作を動画にしています。
Excelでまとめている 契約管理表を開き、請求書Excelに1件ずつ書き込み、PDFファイルの請求書を作成しています。

結果

3件の請求書作成で検証したところ、 請求書手動作成が7分30秒、 請求書自動作成が55秒で約6分30秒の差があります。
手動で行った場合は入力ミスや操作ミスなどでさらに時間がかかる可能性もあるので、Power Automate Desktopで行うのは速くて正確にできて、とても生産的ですね。

Power Automate Desktopによる自動化メリット考察

今回の結果を元に、件数が増えた場合に、どのような時間となるかを算定してみます。

経過月数作成件数 手動作成 自動作成
1ヶ月目502時間5分15分
3ヶ月目 1506時間15分45分
6ヶ月目 30012時間30分1時間30分
9ヶ月目 45018時間45分 2時間15分
12 ヶ月目 60025時間3時間

1か月に1回50件の手動入力をする場合、1年間では25時間かかります。
Power Automate Desktopで自動入力すると、1年間で3時間となります。22時間の効率化が達成できます。
Power Automate Desktop を専用マシンで動作させれば、1年間で25時間の効率化が達成できます。

なお、 請求書自動作成のPower Automate Desktopを作成するためにかかった時間は3時間でした。
Power Automate Desktop作成時間を差し引いても、1年間で22時間の効率化が達成できると言えます。

さらに、1回の作業件数が多い業務や、定期的に発生する単純作業を自動化し、長期的に繰り返し使うことで効率化効果は高くなりますね。
自動化によってデータ入力業務から解放され、空いた時間は他の重要業務に活用することができます。

Power Automate Desktop 請求書自動作成以外への活用

本記事の内容の他に次のようなことへの活用も考えられますね。
またPower Automate Desktopで自動化する請求書などの帳票を増やせば増やすほど、効率効果も高くなりますよ。
・見積書を自動作成
・発注書を自動作成
・納品書を自動作成
・領収書を自動作成

請求書自動作成シナリオ

ここからは、請求書自動作成をするために、Power Automate Desktopでどういったシナリオを作成しているかについて解説します。
請求書自動作成では、契約管理表からデータを取得して請求書を作成し、PDF化するシナリオを作成しました。①~④が概要手順です。

①:「契約管理表」からデータを取得する。
②:「Power Automate Desktop」が月初日と月末日、今日の日付を生成する。
③:①・②で取得したデータを元に「請求書(Excelデータ)」を作成する。
④:「請求書(Excelデータ)」をPDF形式に変換し、出力する。

 

図1 請求書自動作成シナリオイメージ

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ポイントとなるシナリオ記載

本記事では請求書自動作成シナリオでポイントとなる、「月初日を取得する」、「月末日を取得する」、「ExcelデータをPDF形式に変換する方法」について説明いたします。

月初日を取得

請求書に請求期間を記載するために、”月初日を取得”します。
“月初日を取得”するためには以下の操作を行います。

図2 ”月初日を取得”するシナリオ

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①:現在の日時を取得

“月初日を取得”するためにまずは、「現在の日時を取得します」のアクションを選択します。取得のパラメータに「現在の日付のみ」を指定します。

図3 「現在の日時を取得します」のアクション詳細

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②:datetimeをテキストに変換

“月初日を取得”するために次に、「datetimeをテキストに変換」のアクションを選択します。カスタム形式のパラメータに「yyyy/MM/01」を指定し”月初日を取得”します。

図4 「datetimeをテキストに変換」のアクション詳細

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月末日を取得

請求書に請求期間を記載するために、月末日も取得します。

図5 月末日を取得するシナリオ

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①:加算する日時

月末日を取得するためにまずは、「加算する日時」のアクションを選択します。
日時のパラメータに「月初日を取得 ②:datetimeをテキストに変換する」で生成した変数(Beginningofthemonth)を、加算のパラメータに「1」を、時間単位のパラメータに「月」を指定します。これにより、翌月初日の取得をしています。

図6 「加算する日時」のアクション詳細

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②:加算する日時

“月末日を取得”するために次に、「加算する日時」のアクションを選択します。
日時のパラメータに「①:翌月初日の取得」で生成した変数を、加算のパラメータに「-1」を、時間単位のパラメータに「日」を指定します。これにより、翌月初日の日付を1日前に戻す、処理をしています。

図7 「加算する日時」のアクション詳細

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③:datetimeをテキストに変換

“月末日を取得”するために最後に、「datetimeをテキストに変換」のアクションを選択し、月初日と日付の形式を合わせます。
例)3/31/2022 12:00 AM → 2022/03/31

図8 「datetimeをテキストに変換」のアクション詳細

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ExcelデータをPDF形式に変換する方法


“Excelデータ をPDF形式に変換する”操作は以下になります。今回はVBScriptを使用してPDF形式に変換しました。

図9 ExcelデータをPDF形式に変換するシナリオ

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“ExcelデータをPDF形式に変換する”ために次の操作を行います。

①:変数の設定

「変数の設定」のアクションを使用して、変換するExcelファイルパスを変数に設定します。

図10 「変数の設定」のアクション詳細

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②:変数の設定

「変数の設定」のアクションを使用して、作成するPDFファイルパスを変数に設定します。

図11 「変数の設定」のアクション詳細

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③:VBScriptの実行

「VBScript の実行」で、以下のコードを実行するVBScriptのパラメータに入力します。

Dim Invoice
Dim InvoiceDoc

‘エクセルファイルを開く’
Set Invoice = CreateObject(“Excel.Application”)
Set InvoiceDoc = Excel.Workbooks.open(“%ExcelFilePath%”)

‘PDFファイルを作成する’
Excel.ActiveSheet.ExportAsFixedFormat 0, “%PdfFilePath%” ,0, 1, 0,,,0

‘Excelファイルを閉じる’
Excel.ActiveWorkbook.Close
Excel.Application.Quit

図12 「VBScript」のアクション詳細

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VBScript を使用して Excel を PDF に変換する、方法についてはMicrosoft社のページでも詳細を確認できます。本記事の「ExcelデータをPDF形式に変換する方法」もMicrosoft社の内容を参考に構成しています。

まとめ

Power Automate Desktopの活用で、請求書作成時間を短縮したり、 実行時間設定によって従業員が退社した後に自動作業をすることが可能となり、業務を効率化することができます。
さらに、人は人による判断が必要な重要業務に注力することができるようになり、生産性の向上や売上の向上に繋げることができます。
是非あなたもPower Automate Desktopを導入し、 生産性の向上や売上の向上を実現してはいかがでしょうか。

 

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