Power Automate Desktop で できること 活用事例 ～データ自動集計～

Power Automate for Desktop できること 活用事例

　この記事では、 Power Automate for Desktop を活用することで、人が手作業をした場合と Power Automate for Desktop で自動化した場合の作業時間がどう変わるかを検証します。 エクセル データを人が  集計 した場合（以下、データ手動集計）と Power Automate for Desktop が自動 集計 した場合（以下、データ自動集計）の作業時間を比較検証し、 集計自動化による生産性向上の効果を確認します。

　Power Automate for Desktop は、デスクトップ向け Power Automate とも呼ばれ、Microsoftが提供している RPA ツールです。 RPA は「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、「パソコン業務を自動化するためのツール」のことです。Windows上で行われる作業を Power Automate for Desktopに実施させることで、人手で行ってきた定型的な事務作業を自動化し効率化することができます。Windows 10 ユーザーやWindows 11 ユーザーは無料からこの自動化ツールを使うことができます。

目次

データ手動集計 VS データ自動集計

データ手動集計

データ自動集計

Power Automate for Desktop データ自動集計動画

結果

Power Automate for Desktop による自動化のメリット考察

Power Automate for Desktop データ自動集計の活用

データ自動集計フロー

ポイントとなるフロー記載

まとめ

データ手動集計 VS データ自動集計

今回は、 エクセル データ 集計 を行う際に手動で作業を行った場合と、 Power Automate for Desktopを使用した場合で、作業時間がどれだけ違うのかを実際に比較検証します。
内容は従業員ごとの従業員勤怠記録を抽出し、一元管理 エクセル ファイル で 集計 をする作業です。動画では3件のデータ集計を自動化しています。

データ手動集計

手動で集計作業を行います。 
1か月分の従業員勤怠記録を、一元管理 エクセル ファイル に手動で 集計 していきます。

データ自動集計

Power Automate for Desktop を使用して集計作業を行います。
1か月分の従業員勤怠記録を、 Power Automate for Desktopが自動で 集計 し、一元管理 エクセル ファイル に 集計 結果を記載していきます。

Power Automate for Desktop データ自動集計動画

データ自動集計をする動画です。 Power Automate for Desktopの動作を動画にしています。3人分の自動集計を行っています。

結果

3件のデータ集計で検証したところ、 データ手動集計 が3分、 データ自動集計が35秒で約2分30秒の差があります。
手動で行った場合は入力ミスや操作ミスなどでさらに時間がかかる可能性もあるので、 Power Automate for Desktopで行うのは速くて正確にできて、とても生産的ですね。

Power Automate for Desktop による自動化メリット考察

今回の結果を元に、件数が増えた場合に、どのような時間となるかを算定してみます。

1か月に1回120件の手動集計をする場合、1年間では24時間かかります。
Power Automate for Desktopで自動集計すると、1年間で約5時間となります。約19時間の効率化が達成できます。
Power Automate for Desktop を専用マシンで動作させれば、1年間で24時間の効率化が達成できます。

なお、 今回の Power Automate for Desktop フローを作成するためにかかった時間は3時間でした。
フロー作成時間を差し引いても、1年間で約20時間の効率化が達成できると言えます。

さらに、1回の作業件数が多い業務や、定期的に発生する単純作業を自動化し、長期的に繰り返し使うことで効率化効果は高くなりますね。
自動化によってデータ入力業務から解放され、空いた時間は他の重要業務に活用することができます。

Power Automate for Desktop データ自動集計の活用

本記事の内容の他に次のようなことへの活用も考えられますね。
・各従業員の自己評価結果（ エクセル でそれぞれ記載）を評価管理 エクセル へ集計
・店舗別の売上（ エクセル でそれぞれ記載）を売上管理 エクセル へ 集計
・アンケート結果の集計
Power Automate for Desktopで自動化する集計業務が多ければ多いほど、効率効果も高くなりますよ。

データ自動集計フロー

ここからは、データ自動集計をするために、 Power Automate for Desktopでどういったフローを作成しているかについて解説します。
データ自動集計では、従業員ごとの従業員勤怠記録を抽出し、一元管理ファイルで 集計 をするフローを作成しました。①~④が概要手順です。

①：「集計管理表」を起動する。
②：「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得する。
※取得完了後 エクセル は閉じる。
③：取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記する。
④：従業員勤怠記録表の数だけ繰り返す。

図1　データ自動集計フローイメージ

ポイントとなるフロー記載

本記事ではデータ自動集計フローでポイントとなる、「勤怠記録表」から 必要なデータを取得する、取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記するについて説明いたします。

「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得する。

「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得するために、”Excelワークシートから読み取り”をします。「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得するためには以下の操作を行います。

図2　「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得するフロー

Excelの起動

作成済みの エクセル ファイル（ブック）を開くには、Excel起動のパラメータに次のドキュメントを開くを選択し、ドキュメントパスのパラメータにパスを直接入力するか、ファイルの選択から開きたいファイルを指定します。

図3　Excelの起動の詳細

Excelワークシートから読み取り

“「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得する”ために、”Excelワークシートから読み取り”をします。
先頭列のパラメータに取得する列番号、先頭行のパラメータに取得する行番号を指定します。下記の画像（図3）は従業員勤怠記録表（図４）のAO43セルを指定しています。

図4　Excelワークシートから読み取りの詳細

図5　従業員勤怠記録表

Excelを閉じる

“Excelファイルを閉じる”には、Excelインスタンスのパラメータに”Excelの起動”で生成された変数を、Excelを閉じる前のパラメータにドキュメントを保存しないを指定します。

図6　Excelを閉じるの詳細

取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記する。

“取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記する”ために、”Excelワークシートに書き込み”をします。”取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記する”ためには以下の操作を行います。

図7　集計管理表に取得したデータを転記するフロー

Excelワークシートに書き込み

“取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記する”ために、「Excelワークシートに書き込み」を選択します。
列・行のパラメータに書き込みを行う列番号・行番号を、書き込む値のパラメータに転記する値（今回は、普通残業時間）を入力します。
下記の画像（図6）は集計管理表（図7）のF5セルに普通残業時間の書き込みを行います。

図8　Excelワークシートに書き込みの詳細

図9　集計管理表

まとめ

Power Automate for Desktopの活用で、データ集計時間を短縮したり、 実行時間設定によって従業員が退社した後に自動作業をすることが可能となり、業務を効率化することができます。
さらに、人は人による判断が必要な重要業務に注力することができるようになり、生産性の向上や売上の向上に繋げることができます。
是非あなたも Power Automate for Desktopを導入し、 生産性の向上や売上の向上を実現してはいかがでしょうか。