Power Automate Desktop
でできること「効果検証/シナリオ」

データ手動集計
VS
データ自動集計

 

Power Automate Desktop でできること「効果検証/シナリオ」

この記事では、Power Automate Desktopを活用することで、人が手作業をした場合とPower Automate Desktopで自動化した場合の作業時間がどう変わるかを検証します。データを人が集計した場合(以下、データ手動集計)とPower Automate Desktopが自動集計した場合(以下、データ自動集計)の作業時間を比較検証し、データ集計自動化による生産性向上の効果を確認します。

Power Automate Desktopの詳細は、Power Automate Desktop でできること「効果検証」シリーズの~請求書自動作成~で説明しているので、下記リンクよりご覧くださいね。

 

目次

データ手動集計 VS データ自動集計

データ手動集計

データ自動集計

Power Automate Desktop データ自動集計動画

結果

Power Automate Desktop による自動化のメリット考察

Power Automate Desktop データ自動集計の活用

データ自動集計シナリオ

ポイントとなるシナリオ記載

まとめ

データ手動集計 VS データ自動集計

今回は、データ集計を行う際に手動で作業を行った場合と、Power Automate Desktopを使用した場合で、作業時間がどれだけ違うのかをデータ自動集計Power Automate Desktopを作成して実際に比較検証します。
内容は従業員ごとの従業員勤怠記録を抽出し、一元管理ファイルで集計をする作業です。動画では3件のデータ集計を自動化しています。

データ手動集計

手動で集計作業を行います。 
1か月分の従業員勤怠記録を、一元管理ファイルに手動で集計していきます。

データ自動集計

Power Automate Desktopを使用して集計作業を行います。
1か月分の従業員勤怠記録を、Power Automate Desktopが自動で集計し、一元管理ファイルに集計結果を記載していきます。

Power Automate Desktop データ自動集計動画

データ自動集計をする動画です。 Power Automate Desktopの動作を動画にしています。3人分の自動集計を行っています。

結果

3件のデータ集計で検証したところ、 データ手動作成が3分、 データ自動作成が35秒で約2分30秒の差があります。
手動で行った場合は入力ミスや操作ミスなどでさらに時間がかかる可能性もあるので、Power Automate Desktopで行うのは速くて正確にできて、とても生産的ですね。

Power Automate Desktop による自動化メリット考察

今回の結果を元に、件数が増えた場合に、どのような時間となるかを算定してみます。

経過月数集計回数 手動集計自動集計
1ヶ月目1202時間24分
3ヶ月目 3606時間1時間12分
6ヶ月目 72012時間2時間24分
9ヶ月目 108018時間3時間36分
12 ヶ月目 144024時間4時間48分

1か月に1回120件の手動入力をする場合、1年間では24時間かかります。
Power Automate Desktopで自動入力すると、1年間で約5時間となります。約19時間の効率化が達成できます。
Power Automate Desktop を専用マシンで動作させれば、1年間で24時間の効率化が達成できます。

なお、 Power Automate Desktopシナリオを作成するためにかかった時間は3時間でした。
シナリオ作成時間を差し引いても、1年間で約20時間の効率化が達成できると言えます。

さらに、1回の作業件数が多い業務や、定期的に発生する単純作業を自動化し、長期的に繰り返し使うことで効率化効果は高くなりますね。
自動化によってデータ入力業務から解放され、空いた時間は他の重要業務に活用することができます。

Power Automate Desktop データ自動集計の活用

本記事の内容の他に次のようなことへの活用も考えられますね。
・各従業員の自己評価結果(Excelでそれぞれ記載)を評価管理Excelへ集計
・店舗別の売上(Excelでそれぞれ記載)を売上管理Excelへ集計
・アンケート結果の集計
Power Automate Desktopで自動化する集計業務が多ければ多いほど、効率効果も高くなりますよ。

データ自動集計シナリオ

ここからは、データ自動集計をするために、Power Automate Desktopでどういったシナリオを作成しているかについて解説します。
データ自動集計では、従業員ごとの従業員勤怠記録を抽出し、一元管理ファイルで集計をするシナリオを作成しました。①~④が概要手順です。

①:「集計管理表」を起動する。
②:「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得する。
※取得完了後Excelは閉じる。
③:取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記する。
④:従業員勤怠記録表の数だけ繰り返す。

図1 データ自動集計シナリオイメージ

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ポイントとなるシナリオ記載

本記事ではデータ自動集計シナリオでポイントとなる、「勤怠記録表」から 必要なデータを取得する、取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記するについて説明いたします。

「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得する。

「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得するために、”Excelワークシートから読み取り”をします。「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得するためには以下の操作を行います。

図2 「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得するシナリオ

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Excelの起動

作成済みのExcelファイル(ブック)を開くには、Excel起動のパラメータに次のドキュメントを開くを選択し、ドキュメントパスのパラメータにパスを直接入力するか、ファイルの選択から開きたいファイルを指定します。

図3 Excelの起動の詳細

Excelワークシートから読み取り

“「従業員勤怠記録表」から 必要なデータを取得する”ために、”Excelワークシートから読み取り”をします。
先頭列のパラメータに取得する列番号、先頭行のパラメータに取得する行番号を指定します。下記の画像(図3)は従業員勤怠記録表(図4)のAO43セルを指定しています。

図4 Excelワークシートから読み取りの詳細

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図5 従業員勤怠記録表

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Excelを閉じる

“Excelファイルを閉じる”には、Excelインスタンスのパラメータに”Excelの起動”で生成された変数を、Excelを閉じる前のパラメータにドキュメントを保存しないを指定します。

図6 Excelを閉じるの詳細

取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記する。

“取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記する”ために、”Excelワークシートに書き込み”をします。”取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記する”ためには以下の操作を行います。

図7 集計管理表に取得したデータを転記するシナリオ

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Excelワークシートに書き込み

“取得した「従業員勤怠記録表」データを「集計管理表」に転記する”ために、「Excelワークシートに書き込み」を選択します。
列・行のパラメータに書き込みを行う列番号・行番号を、書き込む値のパラメータに転記する値(今回は、普通残業時間)を入力します。
下記の画像(図6)は集計管理表(図7)のF5セルに普通残業時間の書き込みを行います。

図8 Excelワークシートに書き込みの詳細

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図9 集計管理表

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まとめ

Power Automate Desktopの活用で、データ集計時間を短縮したり、 実行時間設定によって従業員が退社した後に自動作業をすることが可能となり、業務を効率化することができます。
さらに、人は人による判断が必要な重要業務に注力することができるようになり、生産性の向上や売上の向上に繋げることができます。
是非あなたもPower Automate Desktopを導入し、 生産性の向上や売上の向上を実現してはいかがでしょうか。

 

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