Power Automate は、様々なアプリケーションを組み合わせて自動化することができる便利なサービスです。本記事では、 Power Automate で できること ・ 活用事例 として、 Teams を活用したコミュニケーションを効率化する Power Automate フローを説明します。サービス構成として Power Automate ・ Teams を使い、「 Teams 自動投稿 でメンバに チャット で状況確認をする」フローを作成してみます。
また、 Power Automate フロー作成手順内で、 変数 、 アレイ 、ランダム の利用方法や、 Teams を使って、「チームチャネルへのメッセージ」、「グループチャットへのメッセージ」「 個人 へ チャット 」する方法を解説しておりますので、これらの実用的な利用方法も参考にしてみてください。
目次
Power Automate 活用事例
Power Automate とは
作成するフローの要件
Power Automate を使った業務フローの作成
運用イメージ
フロー自動化による効果
Power Automate 活用事例
Power Automate とは
Microsoft365を契約されている方の中には、Microsoft Officeサインイン後のトップページで Power Automate を見たことがあるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。 Power Automate はアプリやサービスとの間に自動化されたワークフローを作成することができるサービスです。
システムを使っている業務では、フローが自動化されているケースも多いと思いますが、システム化されていない業務や細かな作業は、メールやチャットを駆使して手動でフローを実現することも多いですよね。そんな状況も、 Power Automate を利用すればすぐにフローを作成し運用することができますよ。
Power Automate で できること や 活用事例 は「 Power Automate ・ Power Automate for Desktop で できること 活用事例」でも多く紹介しています。
作成するフローの要件
今回のフローは Power Automate ・ Teams を使います。
Power Automate ・ Teams に加えて SharePoint や Forms を組み合わせて、業務フローを作成することもできます。関連記事を例として確認してみてくださいね。
Power Automate・Teamsと SharePointを組み合わせた業務フロー作成は「 Power Automate でできること ～SharePointを活用した業務フロー作成～」で紹介しています。「休暇申請を管理する」業務フロー作成手順を説明しています。
Power Automate・SharePoint・Teamsと Formsを組み合わせた業務フロー作成は「 Power Automate でできること ～Formsを活用した業務フロー作成～」で紹介しています。「名刺の追加申請」の業務フロー作成手順を説明しています。
Teams を使った自動化というと、チャットメッセージに対して自動応答する チャットボット が一番に思いつくのではないでしょうか。また、 Teams を自動化したフローで利用する場合、 SharePoint や Forms といった他のアプリと組み合わせて、トリガーの発生やイベントの発生あるいはフロー結果をユーザに通知するための「手段」として使うことが多いと思います。しかし、今回は、ある契機で Teams で 自動投稿 すること自体を「目的」としたフローを作成してみたいと思います。
作成するフローに関しては次の点を要件にします。
・スケジューラを利用し、定期的にメッセージを自動投稿すること。
・ Teams で送信するメッセージは、変数で管理する。
・ Teams のメッセージ通知で担当者に知らせること。
イメージはこのようになります。
Power Automate を使った業務フローの作成
Power Automate の設定を行うことでフローを作成していきます。組織の権限によって実行できない場合は、組織の管理者へ確認してくださいね。
スケジューラ設定
まずは Power Automate でスケジューラ設定をします。
①スケジュール済みクラウドフロー作成
Power Automate を起動し、「作成」から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。
②スケジュール設定
フロー名を入力し、フローを実行するタイミングを設定します。スケジュールは次の周期で設定することができます。
月(ヶ月)、週、日、時間、分、秒
スケジュールを設定したら「作成」をクリックします。
今回は、毎週木曜日の11時45分に起動する定期チェックというフローをスケジュール設定し、「 Teams 自動投稿 でメンバに チャット で状況確認をする」ことを実現します。
変数による Teams メッセージ作成
次に Teams で送信するメッセージを生成します。
Teams のフロー設定画面でメッセージを設定することもできますが、予めいくつかのメッセージ内容を用意して、そのメッセージをランダムに選択することを考えてみます。それを実現するために、変数というものを使ってみますが、単純なフローを考えている方はここは読み飛ばしていただいても構いません。
①イベント追加
Power Automate のフロー作成画面が起動したら、「+新しいステップ」をクリックします
②変数追加
「変数」を検索して、アクションから「変数を初期化する」を選択します
③メッセージの定義
Teams で送信するメッセージを定義し変数に格納します。変数の名前は「質問インデックス」としました。いくつかのメッセージのうち、ランダムに選択させたいため、6つのメッセージをアレイ(配列)として定義してみます。
値が少し見ずらいですが、アレイは下記のように定義しています。
[
“貸与品は紛失してませんか？”,
“PCの保管は気を付けて行っていますか？”,
“サーバへ情報を格納していますか？”,
“禁止ソフトは利用していませんか？”,
“パスワードは解除していませんか？”,
“機密情報はパスワード保護していますか？”
]
④確認する文言のランダム選択
先に定義した「質問インデックス」のアレイ(配列)のメッセージのうち、メッセージ1番目～3番目のうちの1つと、メッセージ4番目～6番目のうちの1つを、ランダム選択してメッセージ送信することにします。
メッセージ1番目～3番目のうちの1つをランダム選択するために、手順②を参考に変数「ランダム文字列1」を追加し、種類は「文字列」にします。
値には以下の「式」を入れています。
variables(‘質問インデックス‘)[rand(0,3)]
アレイ(配列)から情報を取り出す際には、variablesという式を使います。
取り出す際は下記のように指定します。
variables(‘アレイの変数名‘)[アレイへのインデックス番号]
アレイへのインデックス番号ですが、メッセージ1番目～3番目のうちの1つをランダム選択するために、randという式を使っています。rand(0,3)で0,1,2のいずれかをランダムで選択しています。アレイ(配列)とrandには次のような注意点があります。
| アレイ(配列)の開始について | 0番目から始まります。1番目から始まるプログラミング言語に慣れ親しんだ方は注意してください。 |
| randの使い方 | rand(最小整数値,最大整数値)のように利用します。範囲として最少整数値は含みますが最大整数値は含みません。 Power Automate で「これは、最初の値のみ含みます。」と説明が出てきますが、つまり最大整数値は含まないことを示しますので注意しましょう。 |
次にメッセージ1番目～3番目と同様に、メッセージ4番目～6番目のうちの1つをランダム選択するために、手順②を参考に変数「ランダム文字列2」を追加し、種類を「文字列」にします。値は手順④を参考に設定します。
なお、メッセージ4番目～6番目のうちの1つをランダム選択するため、randはrand(3,6)となります。
Teams への通知設定
Teams で送信するメッセージの準備ができましたので、いよいよTeamsのメッセージ投稿を設定します。アクションで Teams の「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。
Teams の設定に関しては、どのようなメッセージを送信するかで変わってきます。
下記3パターンについて順に説明していきます。
①チーム内のチャネルへのメッセージ
②グループチャットへのメッセージ
③個人へチャット
①チーム内のチャネルへのメッセージ
チーム内のチャネルへの送信は下記のように設定を行います。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：Channel
Team：送信するチーム名を選択する
Channel：チーム内のチャネルを選択する
Message：送信するメッセージを設定します。ここで先に生成した「ランダム文字列1」と「ランダム文字列2」を設定します。この他に、固定メッセージとして「体調は大丈夫ですか？」、「ご家族の体調は大丈夫ですか？」という内容を追加しています。
②グループチャットへのメッセージ
グループチャットへの送信は下記のように設定を行います。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：グループチャット(Group chat)
Group chat：送信するグループチャット名を選択する
Message：送信するメッセージを設定します。
③個人へチャット
個人へのチャット送信は下記のように設定を行います。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：チャット(Chat with Flow bot)
Recipient：チャット送信先のメンバのEmail
Message：送信するメッセージを設定します。
運用イメージ
作成したフローの運用イメージです。スケジューラで指定した日付と時間に、設定したメッセージが自動投稿され Teams で通知されます。メッセージの内容を確認してみます。
①チーム内のチャネルへのメッセージ
チャネルへのメッセージです。 Power Automate 経由で送信されたメッセージとして表示されます。チャネルへのメッセージのため、当該メッセージに返信メニューもついていますね。
②グループチャットへのメッセージ・③個人へのチャットメッセージ
チャットメッセージです。 Power Automate 経由で送信されたメッセージとして表示されます。受信したメンバはチャットで返信することができます。
フロー自動化による効果
フローの自動化により、必要な作業が簡単になりますし、抜け・漏れ・誤りの軽減や問い合わせ時間の減少が見込め、業務効率化を実現することができますね。
今回は Power Automate と Teams を組み合わせたフローの概要を知っていただくために、シンプルに「Teams 自動投稿 でメンバに状況確認をする」を構成しましたが、アイデアと設定次第で、より効果の高い業務フローを組むことも可能です。
ぜひあなたも Power Automate を活用してみてはいかがでしょうか。
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