Power Automate 活用事例 – SharePoint リスト を簡単に 自動化

Power Automate : SharePoint活用イメージ
 

 Power Automate は、様々なアプリケーションを組み合わせて自動化することができる便利なサービスです。本記事では、 活用事例 として、  SharePoint リスト をリスト を使った 自動化 フローの 作成手順 を説明します。具体的には、 Power Automate ・ SharePoint ・ Teams を 連携 して、「休暇申請を管理する」業務フロー作成手順を説明します。 

 

目次

Power Automate とは

業務フロー作成の要件と準備

Power Automate で SharePointリストを自動化する手順

SharePoint リスト 自動化の具体例 ( 運用イメージ )

業務フロー自動化による効果・ FAQ

Power Automate とは

 Power Automate は、アプリやサービスとの間に自動化されたワークフローを作成することができるサービスです。 powerautomate.microsoft.com にアクセスしサインインすることで利用することができます。

  システムを使っている業務では、業務フローが自動化されているケースも多いと思いますが、システム化されていない業務や細かな作業は、メールやチャットを駆使して手動でフローを実現することも多いのではないでしょうかそんな状況も、 Power Automate を利用すればすぐに業務フローを作成し運用することができます。

おススメ

Power Automate を活用してシゴトをラクにしたい、WEBの事例と同じことをしたい、組織として技術を身に付けていきたいという場合は、 「 Power Automate 導入 サポートサービス 」がおススメです。

業務フロー作成の要件と準備

 休暇申請を管理するための業務フローを作成するにあたって、 Power Automate のフォーマットで、「上司に休暇申請の承認を要求する」というフローがあります。しかし、ここではフォーマットは使わず、一から 作成する方法を説明します。
 作成する業務フローに関しては次の点を要件にします。
・ SharePoint リスト で休暇情報を管理すること。
・ SharePoint リスト を 作成 (休暇申請)・変更(休暇申請の却下/承認/再申請)することで、担当者あるいは承認者がアクションを検知できること。
・担当者あるいは承認者が検知するアクションは、担当者あるいは承認者に対してTeamsで通知する

 イメージとしてはこのようになります

休暇申請を管理するのフローイメージ図
 

  SharePoint リストではなく SharePoint ドキュメントを使った業務フローや、Forms を組み合わせた業務フローや、あるいは Teams でシンプルにフローを作成することもできますので、以下の記事も例として確認してみてくださいね。

 
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SharePoint ドキュメント と Teams を組み合わせた フロー 作成は「 Power Automate できること 活用事例 – SharePoint で シンプル ワークフロー」で紹介しています。SharePoint ドキュメント と Teams を活用した簡単なフローを説明しています。


SharePoint リスト と Teams を組み合わせた フロー 作成は「 Power Automate できること 活用事例 ~ Forms を活用した業務フロー作成~」で紹介しています。「名刺の追加申請」の業務フロー作成手順を説明しています。


Teams を使ったシンプルなフロー作成は「Power Automate できること 活用事例 ~ Teams を活用した 自動投稿 フロー作成~」で紹介しています。「 Teams 自動投稿 でメンバに状況確認をする」フロー作成手順を説明しています。

Power Automate で SharePointリストを自動化する手順

 SharePoint から設定を行うことで業務フローを作成していきます。組織の権限によって実行できない場合は、組織の管理者へ確認してくださいね。

SharePoint リスト 作成

 まずは休暇申請を管理する SharePoint リスト を 作成 してみたいと思います。
 SharePoint リスト作成 に慣れていない人のために、 リスト作成 方法から説明します。

① リスト作成 メニューの選択
 サイトコンテンツから新規→リストを選択します。

 Power Automate でできること:SharePointリストの作成
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② リストを作成
 リストを作成 、では「空白のリスト」を作成しましょう。「 空白のリスト」選択後、名前を入力して、 SharePoint リストが作成されます。
 流用できるExcelや SharePoint リストがある場合は、Excelからや既存のリストからの作成もできます。

 Power Automate でできること:SharePointリストの作成②
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③サイトコンテンツで設定
 SharePoint リストを作成したら、サイトコンテンツで確認ができるようになります。
 リスト名の少し横で、設定メニューが出てきますのでここで設定を選択します。

 Power Automate でできること:SharePointリストのサイトコンテンツ設定
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④リストの列設定
 「列の作成」「列の順序」を使って、各列を次のように設定してみます。
●「状態」は「申請」「却下」「承認」の「選択肢」とし、どのような状態にあるかを示すようにします。
●「休暇日」や「承認日」については「日付と時刻」
●「承認者」は「ユーザまたはグループ」
●「連絡事項」は「1行テキスト」
 SharePoint リスト 時に自動生成される「登録者」については「申請者」という項目名に変更してみました。

 Power Automate でできること:SharePointリストのサイトコンテンツ設定内容
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⑤ SharePoint リスト
 休暇届けの、データ登録済みの SharePoint リストを表示した様子です。

 Power Automate でできること:SharePointリストのデータイメージ
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⑥ SharePoint リストのビューの設定
 SharePoint リストのビューの設定としては次のような形です。

 Power Automate でできること:SharePointリストのビューの設定
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Power Automate でのフロー作成

  SharePoint リストで管理情報が作成できたので、次はいよいよ フローを作成します。先に作成した SharePoint リストを元に、「 SharePoint リスト が作成されたり変更されたらTeams で通知する」というフローを作成します。

①フローの作成
 Power Automate で、「作成」→「自動化したクラウドフローを構築する」→「フロー名」の入力→「アイテムが作成または変更されたとき」という順に選択しフローを作成します。

 Power Automate でできること:Power Automateの設定
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②フローのトリガーの設定
  「アイテムが作成または変更されたとき」で、先に作成した SharePoint のアドレスやリスト名を選択します。
また「+」(または「+新しいステップ」)からフローの処理を追加し、「スイッチ」を追加します。「スイッチ」の「オン」の部分にカーソルをあてると、 SharePoint の項目が選択できるようになるため、「状態 Value」を選択します。

 Power Automate でできること:Power Automateのトリガー設定
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③ケースの作成
 スイッチの「状態 Value」毎のケースを作成していきます。ケース・ケース2・ケース3の「次の値が等しい」が「申請」「却下」「承認」となるようにします。

 Power Automate でできること:Power Automateの分析設定
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④ Teams の通知の設定
 ケースごとに Teams の通知処理を追加します。「アクションの追加」から Teams の「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択して、それぞれ設定していきます。
※先の画像は既に設定済みの画像となります。

④ー1、「申請」
下記のような設定をしてみます。
投稿者:フローボット(Flow bot)
投稿先:Chat with Flow bot
Recipient:承認者 Email
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「連絡している人、連絡事項、メッセージのリンク」が分かるような内容にします。

 Power Automate でできること:Power AutomateのTeams設定(申請)
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④ー2、「承認」
下記のような設定をしてみます。
投稿者:フローボット(Flow bot)
投稿先:Chat with Flow bot
Recipient:申請者 Email
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「連絡している人、連絡事項、メッセージのリンク」が分かるような内容にします。

 Power Automate でできること:Power AutomateのTeams設定(承認)
画像クリックで拡大表示
 

④ー2、「却下」
下記のような設定をしてみます。
投稿者:フローボット(Flow bot)
投稿先:Chat with Flow bot
Recipient:申請者 Email
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「連絡している人、連絡事項、メッセージのリンク」が分かるような内容にします。

 Power Automate でできること:Power AutomateのTeams設定(却下)
画像クリックで拡大表示

以上で設定ができました。

Teams でのチームの作成

今回の業務フローでは、個人へチャットを通知するように構成しましたが、チームへチャットを通知することも可能です。既に通知で使いたいチームがある場合は、それを利用することも可能ですよ。


また、チームを作り慣れていない方のために、チームを作る方法を簡単に説明しますね。
まずはTeamsの「チームに参加、またはチームを作成」 → 「チームを作成」 を選択します。

 Power Automate でできること:Teamsのチーム作成
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次に「チームを作成する」のメニューで最適な「作成方法」を選び(一から作るようであれば「最初から」を選びましょう)、必要な情報を入力および選択していけばチームが作成できます。

 Power Automate でできること:Teamsのチーム作成メニュー
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SharePoint リスト 自動化の具体例 ( 運用イメージ )

 作成した業務フローの運用イメージを見てみます

① SharePoint での休暇申請
休暇申請者は SharePoint で必要な情報を入力し、休暇申請をします。

 Power Automate でできること:SharePointでの休暇申請
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② SharePoint 登録内容
SharePoint リストに下記のように追加されます。

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③承認者へ Teams で通知
承認者へは Teams で自動的に申請内容が通知されます。

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④承認者で状態更新
承認者は SharePoint で必要な情報を更新します。ここでは承認の例とします。

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⑤ SharePoint 更新内容
SharePoint の更新内容です。

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⑥申請者へ Teams で通知
申請者への Teams で自動的に更新通知がされます。

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業務フロー自動化による効果・ FAQ

 業務フローの自動化により、業務を進めるうえで必要な作業が簡単になりますし、抜け・漏れ・誤りの軽減や問い合わせ時間の減少が見込め、業務効率化を実現することができますね。
 今回は Power Automate の概要を知っていただくために、シンプルな休暇申請を構成しましたが、アイデアと設定次第で、より効果の高い業務フローを組むことも可能です。最後に本記事を、FAQ形式でまとめます。


1.SharePointリストを作成する手順は?

下記の手順で行います。
①サイトコンテンツから新規リストを選択。
②空白のリストを作成し、名前を入力。
③リストの列を設定(例:状態、休暇日、承認者など)


2.SharePointリストとTeamsを連携する業務フローを作成する手順は?

下記の手順で行います。
①Power Automateで「自動化したクラウドフローを構築する」を選択。
②フローのトリガーとして、SharePointの「アイテムが作成または変更されたとき」を設定。
③SharePointリストのアドレスやリスト名を選択し、Teamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」で通知するフローを作成。


3. Power Automateの導入サポートはありますか?

 はい、弊社では Power Automate の導入サポートサービスを提供しており、初期設定から運用までをサポートします。 Power Automate や Microsoft365 のライセンス販売も可能です。


Power Automate の活用をはじめとした業務自動化の、ご相談を承っています。
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