本記事では Slack に保存されている メッセージ や 添付ファイル を バックアップ する方法をいくつかご紹介していきます。
Slack でワークスペースのデータをエクスポートする
Slack では、 ワークスペース のパブリックチャンネルから、データとしてメッセージとファイルへのリンクをエクスポートすることができます。これは、ワークペースのオーナーと管理者のみが実行することができます。
手順は下記のとおりです。
① ワークスペースを選択する。
②「エクスポート」ページを表示する。
③「エクスポート」 を実行する。
① ワークスペースを選択する。
画面左上にあるワークスペース名を選択します。
②「エクスポート」ページを表示する。
メニューから「設定と管理」⇒「ワークスペースの詳細を編集する」を選択します。
③「エクスポート」を実行する。
「データのインポート/エクスポート」を選択します。
「エクスポート」タブを選択します。
エクスポートするデータの日付を選択したら、「エクスポート開始」をクリックします。
エクスポートが開始されると、「エクスポートを生成しています。」と表示されます。
エクスポート が完了すると、エクスポートデータにアクセスできる、URLの通知がきます。
Slack 上では、Slackbot が教えてくれます。
「エクスポートページ」をクリックすると、エクスポートページに遷移します。
Slack に登録しているメールアドレスでは下記のようなメールを受信します。
エクスポートページ へ移動すると過去のエクスポートデータを参照することができ、「ダウンロードを開始する」をクリックするとデータが取得できます。
気にしておきたい点は、エクスポートされたデータの ダウンロード 期限が決まっていることと、エクスポートの生成は1時間に1回までの制限がかけられていることです。
Slack でファイルをダウンロードする
Slack からファイルを ダウンロード したい場合はどのように行うのがよいでしょうか。先述の ワークスペース のデータをエクスポートすると、添付ファイルはリンクで出力されます。このリンクを辿って ダウンロード する方法が考えれらます。あるいは、 Slack のメッセージを1つ1つ遡ってファイルをダウンロード していく方法もあります。
しかし、ファイルでのやり取りが活発なグループや企業の方は、効率よくファイルを ダウンロード したいのではないでしょうか。Slack には条件を指定してファイルを ダウンロード する機能があります。
手順は下記のとおりです。
① ワークスペース を選択する。
②「ファイルのダウンロード」ページを表示する。
③「ダウンロード」を実行する。
① ワークスペース を選択する。
画面左上にある ワークスペース 名を選択します。
②「ファイルのダウンロード」ページを表示する。
以下、赤枠の「その他メニュー(3つの点)」⇒「ファイル」を選択します。
③「ダウンロード」を実行する。
検索ファイル条件を入力します。(何も入力せず全て表示させることもできます)
Dateでは日付に関する情報でフィルターすることができます。
ファイルタイプではファイル情報でフィルタすることができます。
自動化してファイルのダウンロードを一括で行う
先に紹介した「ワークスペースのデータをエクスポートする」や「ファイルをダウンロード する」方法は手動でファイル操作が必要となるため、沢山ファイルがあると時間がかかりそうですね。
沢山ファイルがある場合に、効率良くできる方法はないかしら・・・。
SlackApp という機能を使うと「指定された Slack チャンネル内のファイルを一括収集し バックアップ する業務」を自動的に行うことができます。
どうやって行うの？
今回は、Botユーザを活用して実現する方法をご紹介します。
Slack には通常のアカウントのユーザーとは別に、Botというユーザーを追加することができます。Botユーザーは通常のアカウントとは異なり、自動でメッセージを投稿するなどのアクションを行うことが得意です。
このBotユーザの仕組みを利用し「指定された Slack チャンネル内のファイルを 一括ダウンロード 」するアプリケーション( SlackApp )を作成すると、「指定された Slack チャンネル内のファイルを一括収集し バックアップ する業務」の自動化を行うことができます。
以下のような業務フローを自動化することができます。
自動化事例 Slack アプリ【 バックアップツール for Slack 】
Slack のバックアップに関する業務を自動化
指定した収集日の特定チャンネルのメッセージとファイルを、PC上に 一括収集 ( バックアップ )するツールです。
Windowsタスクスケジューラ に本ツールを登録しておくことで、毎日決まった時間に自動でデータのバックアップを行うこともできます。
弊社 社内業務 の 自動化 用に作成したツールで、シンプルで使用しやすいと好評です！
バックアップ先やチャンネルを指定することができます
まとめ
今回紹介させて頂いた Slack の バックアップ 機能は、フリープラン の方でも標準で使用することができます。操作も簡単ですので、「 Slack の過去の メッセージ 履歴 をPC上へ バックアップ しておきたい…」という思いで、このページにたどり着いた方は、ぜひ一度、使用してみてくださいね。
また、プログラミングの知識が必要なため、知らなかった方が多かったのではないかと思いますが、アプリ( SlackApp ) の機能をうまく活用すると、より便利に Slack を使いこなすこともできます！
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