Power Automate は、様々なアプリケーションを組み合わせて自動化することができる便利なサービスです。本記事では、Formsを活用し入力フォームの回答をSharePointに記録する業務フローを説明します。サービスとしてはPower Automate・Forms・SharePoint・Teamsを使い、「名刺の追加申請」の業務フロー作成手順を説明します。
目次
Power Automate でできること
Power Automateとは
作成する業務フローの要件
Power Automate を使った業務務フローの作成
運用イメージ
業務フロー自動化による効果
Power Automate でできること
Power Automate とは
Microsoft365を契約されている方の中には、Microsoft Officeサインイン後のトップページでPower Automateを見たことがあるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。Power Automateはマイクロソフトの提供するサービスで、「Power Automate は、よく使うアプリやサービスとの間に自動化されたワークフローを作成し、ファイルの同期、通知の受信、データの収集などを行うことができるようにするためのサービス」と説明されています。
※出典：Power Automate ドキュメントサイト
システムを使っている業務では、業務フローが自動化されているケースも多いと思いますが、システム化されていない業務や細かな作業は、メールやチャットを駆使して手動でフローを実現することも多いですよね。そんな状況も、Power Automateを利用すればすぐに業務フローを作成し運用することができます。
作成する業務フローの要件
今回の業務フローはPower Automate・Forms・SharePoint・Teamsを使います。Formsを使わずに、Power Automate・SharePoint・Teamsを組み合わせた業務フローを作成することもできますので、以下の記事を例として確認してみてくださいね。
Formsを活用するメリットは、ユーザがWebアプリケーションを利用しているように、入力フォームを使った入力操作ができる点です。一方、SharePointの直接入力は、Excelを共同編集している感覚に近いので、入力する内容によってはユーザが違和感を感じる可能性があります。これを、Formsの利用によって解決してみます。
作成する業務フローに関しては次の点を要件にします。
・ユーザがFormsの入力フォームを使って名刺の追加申請ができること。
・Formsの追加申請内容（フォームの回答）がSharePointに自動的に記録されること。
・SharePointに自動的に記録されたことを、Teamsの通知で担当者に知らせること。
・業務の対応状況をSharePoint上で管理できること
イメージとしてはこのようになります
Power Automate を使った業務フローの作成
Forms → SharePoint → Power Automateの順に設定を行うことで業務フローを作成していきます。組織の権限によって実行できない場合は、組織の管理者へ確認してくださいね。
Formsの作成
まずは名刺の追加申請をするFormsを作成してみたいと思います。
Formsの 作成に慣れていない人のために、フォームの作成方法から説明します。
①新しいフォームの選択
フォームを開いたら、新しいフォームを選択します。
②タイトルの入力と回答フォームの追加
タイトル欄にタイトルを入力します。ここでは「名刺の追加申請」にします。
新規追加より回答項目を追加します。
③「テキスト」で必要枚数を入力できるようにします。数値のみの制限も付けます
④「日付」で名刺が必要な日付を入力できるようにします。
⑤「選択肢」で名刺のデザイン変更があるかを入力できるようにします。
完成したフォームは、ユーザから見ると次のようになります。
結果、SharePointに項目を追加して直接編集するよりは、ユーザも使いやすい形になりますね。
作成したフォームは「共有」するためにURLを表示したり、QRコードの作成、メールでのURL共有、埋め込みコードの表示ができます。
SharePointリストの作成
次に名刺の追加申請および業務の対応状況を管理するSharePointリストを作成してみたいと思います。
①新しいフォームの選択
②リストを作成
③サイトコンテンツで設定
①新しいフォームの選択～③サイトコンテンツで設定については、「Power Automateでできること ～SharePoint+Teams業務フロー～」のSharePointリストの作成手順、を確認してください。
④SharePointリストの列設定
「列の作成」「列の順序」を使って、各列を次のように設定してみます。
●「申請者」は「ユーザまたはグループ」とし、フォームの登録者情報を入力します。
●「必要枚数」「必要な日付」「デザイン変更有無」「対応状況」 は 全て「1行テキスト」にします。
⑤SharePointリスト
名刺追加申請の、データ登録後のSharePointリストを表示した様子です。
本記事の全手順が完了し運用を開始した後の登録イメージを示しています。
⑥SharePointリストのビューの設定
SharePointリストのビューの設定としては次のようになります。
Power Automate でのフロー作成
次はいよいよPower Automateで業務フローを作成します。
今回は、Power Automateに登録されている「フォームの回答をSharePointに記録する」というフローを利用します。
①フローの作成
Power Automateの「ホーム」で、「 フォームの回答をSharePointに記録する 」を検索し、表示された結果を選択します。
②フローのトリガー(Forms)と情報の取り出し
「When a new response is submitted」と「Get response details」のフォームIDの箇所で作成したフォーム「名刺の追加申請」を選択します。
③SharePointへの情報登録
サイトのアドレスへ、SharePointリストを作成したサイトアドレスを入力し、リスト名「名刺の追加申請」を入力します。
SharePointリストの項目にFormsの項目が入力されるように設定します。
SharePointリストの項目とFormsの項目の対応表です。
| SharePointリスト項目 | Forms項目 |
|---|---|
| 申請者Claims | Responders’ Email |
| 必要枚数 | 必要枚数を教えてください |
| 必要な日付 | 新しい名刺が必要な日付を教えてください |
| デザイン変更有無 | 名刺のデザインを変えますか？ |
④Teamsの通知の設定
SharePointの「Create Item」の下へ Teamsの通知処理を追加します。「アクションの追加」からTeamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択して、内容を設定していきます。
下記のような設定をします。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：Chat with Flow bot
Recipient：担当者のEmail (Microsoft365等のアカウント)
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「申請者名、必要枚数、必要な日付、デザイン変更有無、アイテムへのリンク」が分かるような内容にします。
以上でPower Automateの設定ができました。
Teamsでのチームの作成
今回の業務フローでは、個人へチャットを通知するように構成しましたが、チームへチャットを通知することも可能です。既に通知で使いたいチームがある場合は、それを利用することも可能ですよ。
チームの作成方法を知りたい方は下記を参照してみてください。
運用イメージ
作成した業務フローの運用イメージを見てみます
①Formsでの名刺の追加申請
ユーザはFormsの入力フォームで必要な情報を入力し、名刺の追加申請をします 。
②SharePointへ自動的に記録
名刺の追加申請内容（フォームの回答）はSharePointに自動的に記録されます
③Teamsでの自動通知
担当者へTeamsで自動通知されます
④SharePointでの対応状況管理
担当者はSharePointを使って対応状況を管理することができます
業務フロー自動化による効果
業務フローの自動化により、業務を進めるうえで必要な作業が簡単になりますし、抜け・漏れ・誤りの軽減や問い合わせ時間の減少が見込め、業務効率化を実現することができますね。
今回はPower Automateの「フォームの回答をSharePointに記録する 」という雛形を使って、名刺の追加申請を構成しましたが、アイデアと設定次第で、より効果の高い業務フローを組むことも可能です。
是非あなたもPower Automateを活用してみてはいかがでしょうか。
手順がわかっても対応時間がとれなかったり、実務に合わせた検討が必要であったりと現実は大変だったりしますよね。
弊社ではPower Automate 活用に関する支援業務も行っておりますので お気軽にお問い合わせください。RPA活用・DX推進/IT導入に関してのご相談がある場合も、お問い合わせください。
▼Power Automate 活用支援サービスはこちら▼
只今、初回分のシナリオ作成料金が無料となる導入支援キャンペーンを行っております。
詳細はお電話または下記のお問合せフォームよりお気軽にお問合せください。
※内容によっては無料でご提供できない場合もございます。
