Power Automate できること 活用事例 ～ Forms を活用した業務フロー作成～

　Power Automate は、様々なアプリケーションを組み合わせて自動化することができる便利なサービスです。本記事では、 Power Automate で できること ・ 活用事例 として、 Forms を活用し入力 フォーム の内容をSharePointに記録する業務フローを説明します。サービスとしてはPower Automate ・ Forms ・ SharePoint ・ Teams を 連携 した、「名刺の追加申請」の業務フロー作成手順を説明します。

目次

Power Automate 活用事例

Power Automateとは

作成する業務フローの要件

Power Automate を使った業務務フローの作成

運用イメージ

業務フロー自動化による効果

Power Automate 活用事例

Power Automate とは

　Microsoft365を契約されている方の中には、Microsoft Officeサインイン後のトップページでPower Automateを見たことがあるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。Power Automateはアプリやサービスとの間に自動化されたワークフローを作成することができるサービスです。

　 システムを使っている業務では、業務フローが自動化されているケースも多いと思いますが、システム化されていない業務や細かな作業は、メールやチャットを駆使して手動でフローを実現することも多いですよね。そんな状況も、Power Automateを利用すればすぐに業務フローを作成し運用することができますよ。

作成する業務フローの要件

　今回の業務フローは Power Automate ・ Forms ・ SharePoint ・ Teams を使い 連携 します。
　SharePoint の直接入力は、Excelを共同編集している感覚に近いため、 Forms を活用することでユーザがWebアプリケーションを利用するような感覚のインタフェースを提供してみます。

　作成する業務フローに関しては次の点を要件にします。
・ユーザが Forms の入力フォームを使って名刺の追加申請ができること。
・ Forms の追加申請内容（フォームの回答）が SharePoint に自動的に記録されること。
・ SharePoint に自動的に記録されたことを、 Teams の通知で担当者に知らせること。
・業務の対応状況を SharePoint 上で管理できること

　イメージとしてはこのようになります

　Forms を使わずに、 Power Automate ・ SharePoint ・ Teams を組み合わせた業務フローを作成することや、 Power Automate ・ Teams を組み合わせてシンプルに自動投稿フローを作成することもできますので、以下の記事を例として確認してみてくださいね。

Power Automate を使った業務フローの作成

　Forms　→　SharePoint　→　Power Automate の順に設定を行うことで業務フローを作成していきます。組織の権限によって実行できない場合は、組織の管理者へ確認してくださいね。

Forms の作成

　まずは名刺の追加申請をする Forms を作成してみたいと思います。
　Forms の 作成に慣れていない人のために、 フォーム の作成方法から説明します。

①新しいフォームの選択
　フォームを開いたら、新しいフォームを選択します。

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②タイトルの入力と回答フォームの追加
　タイトル欄にタイトルを入力します。ここでは「名刺の追加申請」にします。
　新規追加より回答項目を追加します。

③「テキスト」で必要枚数を入力できるようにします。数値のみの制限も付けます

④「日付」で名刺が必要な日付を入力できるようにします。

⑤「選択肢」で名刺のデザイン変更があるかを入力できるようにします。

完成したフォームは、ユーザから見ると次のようになります。
SharePointに項目を追加して直接編集するよりは、ユーザも使い易そうですね。

作成したフォームは「共有」するためにURLを表示したり、QRコードの作成、メールでのURL共有、埋め込みコードの表示ができます。

SharePointリストの作成

　次に名刺の追加申請および業務の対応状況を管理するSharePointリストを作成してみたいと思います。

①新しいフォームの選択
②リストを作成
③サイトコンテンツで設定
　①新しいフォームの選択～③サイトコンテンツで設定については、「Power Automate でできること ～SharePointを活用した業務フロー作成～」のSharePointリストの作成手順、を確認してください。

④SharePointリストの列設定
　「列の作成」「列の順序」を使って、各列を次のように設定してみます。
●「申請者」は「ユーザまたはグループ」とし、フォームの登録者情報を入力します。
●「必要枚数」「必要な日付」「デザイン変更有無」「対応状況」 は 全て「1行テキスト」にします。

⑤SharePointリスト
　名刺追加申請の、データ登録後のSharePointリストを表示した様子です。
　本記事の全手順が完了し運用を開始した後の登録イメージを示しています。

⑥SharePointリストのビューの設定
　SharePointリストのビューの設定としては次のようになります。

Power Automate でのフロー作成

　 次はいよいよ Power Automate で業務フローを作成します。
　今回は、 Power Automate に登録されている「フォームの回答をSharePointに記録する」というフローを利用します。

①フローの作成
　Power Automate の「ホーム」で、「 フォームの回答をSharePointに記録する 」を検索し、表示された結果を選択します。

②フローのトリガー(Forms)と情報の取り出し
　「When a new response is submitted」と「Get response details」のフォームIDの箇所で作成したフォーム「名刺の追加申請」を選択します。

③SharePointへの情報登録
　サイトのアドレスへ、SharePointリストを作成したサイトアドレスを入力し、リスト名「名刺の追加申請」を入力します。
　SharePointリストの項目にFormsの項目が入力されるように設定します。

SharePointリストの項目とFormsの項目の対応表です。

SharePointリスト項目	Forms項目
申請者Claims	Responders’ Email
必要枚数	必要枚数を教えてください
必要な日付	新しい名刺が必要な日付を教えてください
デザイン変更有無	名刺のデザインを変えますか？

④Teamsの通知の設定
　SharePointの「Create Item」の下へ Teamsの通知処理を追加します。「アクションの追加」からTeamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択して、内容を設定していきます。

下記のような設定をします。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：Chat with Flow bot
Recipient：担当者のEmail (Microsoft365等のアカウント)
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「申請者名、必要枚数、必要な日付、デザイン変更有無、アイテムへのリンク」が分かるような内容にします。

以上で Power Automate の設定ができました。

Teams でのチームの作成

今回の業務フローでは、個人へチャットを通知するように構成しましたが、チームへチャットを通知することも可能です。既に通知で使いたいチームがある場合は、それを利用することも可能ですよ。
チームの作成方法を知りたい方は下記を参照してみてください。

運用イメージ

　作成した業務フローの運用イメージを見てみます

① Forms での名刺の追加申請
ユーザは Forms の入力フォームで必要な情報を入力し、名刺の追加申請をします 。

② SharePoint へ自動的に記録
名刺の追加申請内容（フォームの回答）は SharePoint に自動的に記録されます

③ Teams での自動通知
担当者へ Teams で 自動通知 されます

④ SharePoint での対応状況管理
担当者は SharePoint を使って対応状況を管理することができます

業務フロー自動化による効果

　 フローの自動化により、業務を進めるうえで必要な作業が簡単になりますし、抜け・漏れ・誤りの軽減や問い合わせ時間の減少が見込め、業務効率化を実現することができますね。
　今回は Power Automate の「 フォーム の回答をSharePointに記録する 」という雛形を使って、名刺の追加申請を構成しましたが、アイデアと設定次第で、より効果の高い業務フローを組むことも可能です。
　是非あなたも Power Automate を活用してみてはいかがでしょうか。

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