Power Automate 活用事例 ～ Forms 連携 で 業務フロー を自動化する方法～
Power Automate は、様々なアプリケーションを組み合わせて自動化することができる便利なサービスです。本記事では、 できること ・ 活用事例 として、 Forms と連携し 入力フォーム の内容を SharePoint に記録する業務フローを説明します。サービスとして、 Power Automate ・ Forms ・ SharePoint ・ Teams を 連携 した、「名刺の追加申請」の業務フロー作成手順を説明します。業務における Forms 活用事例 も含んでおります。
目次
Power Automateとは
業務フロー作成の要件
Power Automate で業務フローを作成する手順
業務フローの運用イメージ
業務フロー自動化の効果と FAQ
Power Automate 導入サポートサービスのご案内
Power Automate とは
アプリやサービスとの間に自動化されたワークフローを作成することができるサービスです。 powerautomate.microsoft.com にアクセスしサインインすることで利用することができます。
システムを使っている業務では、業務フローが自動化されているケースも多いと思いますが、システム化されていない業務や細かな作業は、メールやチャットを駆使して手動でフローを実現することも多いのではないでしょうか。そんな状況も、Power Automateを利用すればすぐに業務フローを作成し運用することができますよ。
Power Automate を活用してシゴトをラクにしたい、WEBの事例と同じことをしたい、組織として技術を身に付けていきたいという場合は、 「 Power Automate 導入 サポートサービス 」がおススメです。
業務フロー作成の要件
今回の業務フローは Power Automate ・ Forms ・ SharePoint ・ Teams を使い 連携 します。
SharePoint の直接入力は、Excelを共同編集している感覚に近いため、 Forms を活用することでユーザがWebアプリケーションを利用するような感覚のインタフェースを提供してみます。
作成する業務フローに関しては次の点を要件にします。
・ユーザが Forms の 入力フォーム を使って名刺の追加申請ができること。
・ Forms の追加申請内容（フォームの回答）が SharePoint に自動的に記録されること。
・ SharePoint に自動的に記録されたことを、 Teams の通知で担当者に知らせること。
・業務の対応状況を SharePoint 上で管理できること
イメージとしてはこのようになります
Forms を使わずに、 Power Automate ・ SharePoint ・ Teams を組み合わせた業務フローを作成することや、 Teams で シンプルに自動投稿フローを作成することもできますので、以下の記事を例として確認してみてくださいね。
Teams を使ったシンプルは 自動投稿 フロー作成は「Power Automate でできること ～Formsを活用した業務フロー作成～」で紹介しています。「 Teams 自動投稿 でメンバに状況確認をする」フロー作成手順を説明しています。
SharePoint リストを使った業務フロー作成は「Power Automate でできること ～SharePointを活用した業務フロー作成～」で紹介しています。「休暇申請を管理する」業務フロー作成手順を説明しています。
SharePoint ドキュメントを使った業務フロー作成は「Power Automate できること 活用事例 – SharePoint で シンプル ワークフロー」で紹介しています。
Power Automate で業務フローを作成する手順
組織の権限によって実行できない操作がある場合は、組織の管理者へ確認してくださいね。
Forms の作成
まずは名刺の追加申請をする Forms を作成してみたいと思います。
Forms の 作成に慣れていない人のために、 フォーム の作成方法から説明します。
名刺の追加申請は、SharePoint → Power Automate の作成なしで利用できる上、業務での Forms 活用事例 として分かりやすく有用なものですので、 Forms の活用を検討されている場合は、ぜひ作成してみてください。
①新しいフォームの選択
フォームを開いたら、新しいフォームを選択します。
②タイトルの入力と回答フォームの追加
タイトル欄にタイトルを入力します。ここでは「名刺の追加申請」にします。
新規追加より回答項目を追加します。すべての項目は「必須」にします。
③「テキスト」で必要枚数を入力できるようにします。数値のみの制限も付けます
④「日付」で名刺が必要な日付を入力できるようにします。
⑤「選択肢」で名刺のデザイン変更があるかを入力できるようにします。
完成したフォームは、ユーザから見ると次のようになります。
SharePointに項目を追加して直接編集するよりは、ユーザも使い易そうですね。
作成したフォームは「共有」するためにURLを表示したり、QRコードの作成、メールでのURL共有、埋め込みコードの表示ができます。
SharePointリストの作成
次に名刺の追加申請および業務の対応状況を管理するSharePointリストを作成してみたいと思います。
①新しいフォームの選択
②リストを作成
③サイトコンテンツで設定
①新しいフォームの選択～③サイトコンテンツで設定については、「Power Automate でできること ～SharePointを活用した業務フロー作成～」のSharePointリストの作成手順、を確認してください。
SharePointリストの作成手順は「Power Automate でできること ～SharePointを活用した業務フロー作成～」で紹介しています。SharePointリスト作成手順へのリンクとなります。
④SharePointリストの列設定
「列の作成」「列の順序」を使って、各列を次のように設定してみます。
●「申請者」は「ユーザまたはグループ」とし、フォームの登録者情報を入力します。
●「必要枚数」「必要な日付」「デザイン変更有無」「対応状況」 は 全て「1行テキスト」にします。
⑤SharePointリスト
名刺追加申請の、データ登録後のSharePointリストを表示した様子です。
本記事の全手順が完了し運用を開始した後の登録イメージを示しています。
⑥SharePointリストのビューの設定
SharePointリストのビューの設定としては次のようになります。
Power Automate でのフロー作成
次はいよいよ Power Automate で業務フローを作成します。
今回は、 Power Automate に登録されている「フォームの回答をSharePointに記録する」というフローを利用します。
①フローの作成
Power Automate の「ホーム」で、「 フォームの回答をSharePointに記録する 」を検索し、表示された結果を選択します。
②フローのトリガー(Forms)と情報の取り出し
「When a new response is submitted」と「Get response details」のフォームIDの箇所で作成したフォーム「名刺の追加申請」を選択します。
③SharePointへの情報登録
サイトのアドレスへ、SharePointリストを作成したサイトアドレスを入力し、リスト名「名刺の追加申請」を入力します。
SharePointリストの項目にFormsの項目が入力されるように設定します。
SharePointリストの項目とFormsの項目の対応表です。
| SharePointリスト項目 | Forms項目 |
|---|---|
| 申請者Claims | Responders’ Email |
| 必要枚数 | 必要枚数を教えてください |
| 必要な日付 | 新しい名刺が必要な日付を教えてください |
| デザイン変更有無 | 名刺のデザインを変えますか？ |
④Teamsの通知の設定
SharePointの「Create Item」の下へ Teamsの通知処理を追加します。「アクションの追加」からTeamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択して、内容を設定していきます。
下記のような設定をします。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：Chat with Flow bot
Recipient：担当者のEmail (Microsoft365等のアカウント)
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「申請者名、必要枚数、必要な日付、デザイン変更有無、アイテムへのリンク」が分かるような内容にします。
以上で Power Automate の設定ができました。
Teams でのチームの作成
今回の業務フローでは、個人へチャットを通知するように構成しましたが、チームへチャットを通知することも可能です。既に通知で使いたいチームがある場合は、それを利用することも可能ですよ。
チームの作成方法を知りたい方は下記を参照してみてください。
チームの作成方法は、「Power Automate でできること ～SharePointを活用した業務フロー作成～」で紹介しています。チーム作成手順へのリンクとなります。
業務フローの運用イメージ
作成した業務フローの運用イメージを見てみます
① Forms での名刺の追加申請
ユーザは Forms の 入力フォーム で必要な情報を入力し、名刺の追加申請をします 。
② SharePoint へ自動的に記録
名刺の追加申請内容（フォームの回答）は SharePoint に自動的に記録されます
③ Teams での自動通知
担当者へ Teams で 自動通知 されます
④ SharePoint での対応状況管理
担当者は SharePoint を使って対応状況を管理することができます
業務フロー自動化の効果と FAQ
フローの自動化により、業務を進めるうえで必要な作業が簡単になりますし、抜け・漏れ・誤りの軽減や問い合わせ時間の減少が見込め、業務効率化を実現することができますね。
今回は 「 フォーム の回答をSharePointに記録する 」というフォーマットを使って、名刺の追加申請を構成しましたが、アイデアと設定次第で、より効果の高い業務フローを組むことも可能です。最後の本フローの要点をFAQ形式でまとめます。
１． Power Automate と Forms を連携する具体的な手順は？
Formsでフォームを作成し、その後 Power Automate で新しいフローを作成します。フローのトリガーとして「When a new response is submitted（新しい応答が送信されるとき）」と「Get response details（応答用の詳細を取得する）」を利用して、必要なアクションを追加していきます。
２．Formsの回答をSharePointに自動で保存する方法は？
「項目の作成 (Create item)」アクションを追加して項目を設定します。これにより、フォームの回答をSharePointリストに保存することができます。
３．Formsの回答内容をTeamsで通知する方法は？
「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションを追加して、チャットやチャネルへ作成したメッセージを投稿するようにします。
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Power Automate 導入サポートサービスのご案内
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