Power Automate × Forms 連携 活用事例 ｜ ワークフロー 自動化手順を解説

　Power Automate は、 Microsoft の各種サービスと連携し、業務プロセスを効率化・自動化できる強力なツールです。この記事では、 Power Automate と Microsoft Forms を 連携 し、入力内容を SharePoint に記録、 Teams で通知する 業務自動化 の手順を紹介します。 名刺追加申請 の 活用事例 をもとに、フォーム作成から ワークフロー 構築までをわかりやすく解説します。Forms 作成手順も含んでいます。

目次

Power Automateとは
業務フロー作成の要件
Power Automate で業務フローを作成する手順
業務フローの運用イメージ
業務フロー自動化の効果
よくある質問 (FAQ) – Power Automate × Forms 連携 –

Power Automate とは

Microsoftが提供する業務自動化ツールで、さまざまなアプリやサービス間にワークフローを構築できます。

Power Automateは、ブラウザからすぐに利用を開始できます。
インストール不要で、ログイン後すぐにフローの作成画面を試すことが可能です。
→ Power Automate 公式サイト

多くの企業では、基幹システムによって業務の一部が自動化されていますが、日々の細かな作業や非システム化された業務は、メールやチャットなどを使って手動で対応しているケースも少なくありません。こうした業務も、 Power Automate を活用することで、ノーコードで簡単に自動化でき、業務効率の向上やミスの削減につながります。

業務フロー作成の要件

　今回の業務フローは Power Automate ・ Forms ・ SharePoint ・ Teams を使い 連携 します。
　SharePoint の直接入力は、Excelを共同編集している感覚に近いため、 Forms を活用することでユーザがWebアプリケーションを利用するような感覚のインタフェースを提供してみます。

　作成する業務フローに関しては次の点を要件にします。
・ユーザが Forms の 入力フォーム を使って名刺の追加申請ができること。
・ Forms の追加申請内容（フォームの回答）が SharePoint に自動的に記録されること。
・ SharePoint に自動的に記録されたことを、 Teams の通知で担当者に知らせること。
・業務の対応状況を SharePoint 上で管理できること

　イメージとしてはこのようになります

Formsを使わずに、Teamsを起点とした自動化も可能です。
例えば、チャット投稿をトリガーにしたシンプルな業務フローについては、
以下の記事で具体例を紹介しています。

→ Power Automate × Teams 活用事例

また

• SharePoint リストを起点にした申請管理フロー
• ドキュメントを中心にしたシンプルなワークフロー

など、業務内容や運用方針によって適した構成は変わります。
「自分の業務には、どの組み合わせが合っているのか」
を整理したい場合は、目的別に整理した活用事例も参考になります。

→ Power Automate / Power Apps 活用事例まとめ

　申請フォームや承認ワークフローは、「待ち時間が長い」「転記ミスが起きやすい」「処理が属人化している」といった課題が出やすい業務です。

　Power Automate を使えば自動化できる可能性がありますが、すべての業務が一律に向いているわけではありません。まずは、今の申請・承認業務がどれくらい自動化に適しているかを
簡単にチェックしてみるのがおすすめです。

→ Power Automate 導入診断（無料）

Power Automate で業務フローを作成する手順

　組織の権限によって実行できない操作がある場合は、組織の管理者へ確認してくださいね。

Forms の作成

　まずは名刺の追加申請をする Forms を作成してみたいと思います。
　Forms の 作成に慣れていない人のために、 フォーム の作成方法から説明します。
　名刺の追加申請は、SharePoint　→　Power Automate の作成なしで利用できる上、業務での Forms 活用事例 として分かりやすく有用なものですので、 Forms の活用を検討されている場合は、ぜひ作成してみてください。

①新しいフォームの選択
　フォームを開いたら、新しいフォームを選択します。

②タイトルの入力と回答フォームの追加
　タイトル欄にタイトルを入力します。ここでは「名刺の追加申請」にします。
　新規追加より回答項目を追加します。すべての項目は「必須」にします。

③「テキスト」で必要枚数を入力できるようにします。数値のみの制限も付けます

④「日付」で名刺が必要な日付を入力できるようにします。

⑤「選択肢」で名刺のデザイン変更があるかを入力できるようにします。

完成したフォームは、ユーザから見ると次のようになります。
SharePointに項目を追加して直接編集するよりは、ユーザも使い易そうですね。

作成したフォームは「共有」するためにURLを表示したり、QRコードの作成、メールでのURL共有、埋め込みコードの表示ができます。

SharePointリストの作成

　次に名刺の追加申請および業務の対応状況を管理するSharePointリストを作成してみたいと思います。

①新しいフォームの選択
②リストを作成
③サイトコンテンツで設定
　①新しいフォームの選択～③サイトコンテンツで設定については、「Power Automate でできること ～SharePointを活用した業務フロー作成～」のSharePointリストの作成手順、を確認してください。

④SharePointリストの列設定
　「列の作成」「列の順序」を使って、各列を次のように設定してみます。
●「申請者」は「ユーザまたはグループ」とし、フォームの登録者情報を入力します。
●「必要枚数」「必要な日付」「デザイン変更有無」「対応状況」 は 全て「1行テキスト」にします。

⑤SharePointリスト
　名刺追加申請の、データ登録後のSharePointリストを表示した様子です。
　本記事の全手順が完了し運用を開始した後の登録イメージを示しています。

⑥SharePointリストのビューの設定
　SharePointリストのビューの設定としては次のようになります。

Power Automate でのフロー作成

　 次はいよいよ Power Automate で業務フローを作成します。
　今回は、 Power Automate に登録されている「フォームの回答をSharePointに記録する」というフローを利用します。

①フローの作成
　Power Automate の「ホーム」で、「 フォームの回答をSharePointに記録する 」を検索し、表示された結果を選択します。

②フローのトリガー(Forms)と情報の取り出し
　「When a new response is submitted」と「Get response details」のフォームIDの箇所で作成したフォーム「名刺の追加申請」を選択します。

③SharePointへの情報登録
　サイトのアドレスへ、SharePointリストを作成したサイトアドレスを入力し、リスト名「名刺の追加申請」を入力します。
　SharePointリストの項目にFormsの項目が入力されるように設定します。

SharePointリストの項目とFormsの項目の対応表です。

④Teamsの通知の設定
　SharePointの「Create Item」の下へ Teamsの通知処理を追加します。「アクションの追加」からTeamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択して、内容を設定していきます。

下記のような設定をします。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：Chat with Flow bot
Recipient：担当者のEmail (Microsoft365等のアカウント)
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「申請者名、必要枚数、必要な日付、デザイン変更有無、アイテムへのリンク」が分かるような内容にします。

以上で Power Automate の設定ができました。

Teams でのチームの作成

今回の業務フローでは、
個人へチャットを通知するように構成しましたが、
チームへチャットを通知することも可能です。

既に通知で使いたいチームがある場合は、
それを利用することも可能です。

業務フローの運用イメージ

　作成した業務フローの運用イメージを見てみます

① Forms での名刺の追加申請
ユーザは Forms の 入力フォーム で必要な情報を入力し、名刺の追加申請をします 。

② SharePoint へ自動的に記録
名刺の追加申請内容（フォームの回答）は SharePoint に自動的に記録されます

③ Teams での自動通知
担当者へ Teams で 自動通知 されます

④ SharePoint での対応状況管理
担当者は SharePoint を使って対応状況を管理することができます

業務フロー自動化の効果

　 フローの自動化により、業務を進めるうえで必要な作業が簡単になりますし、抜け・漏れ・誤りの軽減や問い合わせ時間の減少が見込め、業務効率化を実現することができますね。
　今回は 「 フォーム の回答をSharePointに記録する 」というフォーマットを使って、名刺の追加申請を構成しましたが、アイデアと設定次第で、より効果の高い業務フローを組むことも可能です。

よくある質問 (FAQ) – Power Automate × Forms 連携 –