Power Automate × Teams で業務効率化｜ 自動投稿ワークフローの作り方と活用事例

　Teamsでの情報共有をもっとスムーズにしたい方必見。 Power Automate を使えば、定期的なメッセージ投稿やタスク通知を自動化できます。本記事では、「Teams自動投稿ワークフロー」の作成手順と活用事例を紹介し、業務効率化のヒントを提供します。

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目次

この記事でわかること
　Power Automate とTeams連携でできること
　自動投稿フローの作成手順
　業務効率化のメリット
Power Automate とは
　Microsoft 365 で使える業務自動化ツール
　Teamsとの連携で広がる活用シーン
　AI活用でさらに効率化（Copilot連携）
Teams自動投稿でできること
　定期通知・状況確認メッセージの自動化
　タスクやフォーム回答の自動共有
　情報共有のスピードアップと属人化排除

作成する フローの要件

Power Automate を使った Teams での 自動投稿フロー 作成手順

運用イメージ

よくある質問（FAQ）

この記事でわかること

本記事では、Power AutomateとTeamsを連携させて業務効率化を実現する方法をわかりやすく解説します。具体的には、以下の3つのポイントを中心に紹介します。

Power Automate とTeams連携でできること

連携によって、 Teams への定期的なメッセージ投稿や状況確認を自動化できます。チャネル、グループチャット、個人チャットへの通知を効率化し、情報共有のスピードを向上させることが可能です。また、SharePointやFormsと組み合わせることで、より高度な業務フローを構築できます。

自動投稿フローの作成手順

　スケジューラを設定して定期実行するクラウドフローの作成方法を解説します。さらに、変数や配列を使って複数のメッセージを管理し、ランダムに選択する仕組みも紹介。最後に、Teamsへの投稿設定をチャネル、グループ、個人ごとに詳しく説明します。

業務効率化のメリット

　定型業務を自動化することで、作業時間を大幅に削減できます。属人化を排除し、情報共有を標準化することで、組織全体の生産性が向上します。さらに、CopilotなどのAI機能を組み合わせることで、業務効率化を一段と加速させることができます。

Power Automate とは

Microsoft 365 で使える業務自動化ツール

　Microsoftが提供する業務自動化プラットフォームで、Microsoft 365契約者であればすぐに利用できます。メールやチャットで手動対応していた定型業務を、簡単なフロー設定で自動化できるのが特徴です。Officeポータルや https://powerautomate.microsoft.com からサインインするだけで、すぐに業務改善を始められます。

Teamsとの連携で広がる活用シーン

Power Automate は、Teamsとの連携により情報共有やコミュニケーションを効率化できます。例えば、定期的な状況確認メッセージの自動投稿、フォーム回答の通知、タスクの進捗共有など、日常業務をスムーズにする仕組みを簡単に構築できます。さらに、SharePointやFormsと組み合わせることで、より複雑なワークフローも実現可能です。

AI活用でさらに効率化（Copilot連携）

　最近では、Copilot for Microsoft 365との連携により、Power Automateの活用範囲がさらに広がっています。Copilotを使えば、自然言語でフローを作成したり、業務に合わせた自動化アイデアを提案してもらうことが可能です。AIを組み合わせることで、従来の自動化に加え、より柔軟で高度な業務効率化が実現します。

Teams自動投稿でできること

Power Automate と Teams を組み合わせることで、日常業務の情報共有やコミュニケーションを大幅に効率化できます。ここでは、具体的にどのようなことが自動化できるのかを紹介します。

定期通知・状況確認メッセージの自動化

定期的な状況確認やリマインドを、Teamsのチャネルやチャットに自動投稿できます。例えば、毎週の安全確認や進捗報告を自動化することで、担当者の負担を減らし、抜け漏れを防止します。

タスクやフォーム回答の自動共有

Power Automate を使えば、SharePointやMicrosoft Formsと連携し、タスクの進捗やフォーム回答をTeamsに自動通知できます。これにより、情報がリアルタイムで共有され、対応スピードが向上します。

情報共有のスピードアップと属人化排除

自動投稿により、情報共有が特定の担当者に依存しなくなります。属人化を排除し、組織全体で情報をタイムリーに共有できるため、業務の透明性と効率性が高まります。

作成するフローの要件

　今回のフローは Power Automate ・ Teams を使います。
　さらに、SharePoint や Forms を組み合わせて、業務フローを作成することもできます。関連記事を例として確認してみてくださいね。

　 Teams を使った自動化というと、チャットメッセージに対して自動応答する チャットボット を最初に思いつくのではないでしょうか。また、 Teams を自動化したフローで利用する場合、 SharePoint や Forms といった他のアプリと組み合わせて、トリガーの発生やイベントの発生あるいはフロー結果をユーザに通知するための「手段」として使うことが多いと思います。しかし、今回は、ある契機で Teams で 自動投稿 すること自体を「目的」としたフローを作成してみたいと思います。

　作成するフローに関しては次の点を要件にします。
・スケジューラを利用し、定期的に Teams メッセージを 自動投稿 すること。
・ Teams で送信するメッセージは、変数で管理する。
・ Teams のメッセージ通知で担当者に知らせること。

　イメージはこのようになります。

Power Automate を使った Teams での 自動投稿フロー 作成手順

　Power Automate の設定を行い、フローを作成していきます。組織の権限によって実行できない場合は、組織の管理者へ確認してくださいね。

スケジューラ設定

　まずは、スケジューラ設定をします。

①スケジュール済みクラウドフロー作成
　Power Automate を起動し、「作成」から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。

②スケジュール設定

　フロー名を入力し、フローを実行するタイミングを設定します。スケジュールは次の周期で設定することができます。
月(ヶ月)、週、日、時間、分、秒
　スケジュールを設定したら「作成」をクリックします。

　今回は、毎週木曜日の11時45分に起動する定期チェックというフローをスケジュール設定し、「 Teams 自動投稿 でメンバに チャット で状況確認をする」ことを実現します。

Teams メッセージ作成 ( 変数とアレイの使用方法 )

　次に Teams で送信するメッセージを生成します。

　※「新しいデザイナー」がOFFの状態の画像で説明しています
　Teams のフロー設定画面でメッセージを設定することもできますが、予めいくつかのメッセージ内容を用意して、そのメッセージをランダムに選択することを考えてみます。それを実現するために、変数というものを使ってみます。単純なフローを考えている方はここは読み飛ばしていただいても構いません。

①イベント追加
　フロー作成画面が起動したら、「+新しいステップ」をクリックします

②変数追加
　「変数」を検索して、アクションから「変数を初期化する」を選択します

③メッセージの定義
　Teams で送信するメッセージを定義し変数に格納します。変数の名前は「質問インデックス」としました。いくつかのメッセージのうち、ランダムに選択させたいため、6つのメッセージをアレイ(配列)として定義してみます。

　値が少し見ずらいですが、アレイは下記のように定義しています。

④確認する文言のランダム選択
　
　先に定義した「質問インデックス」のアレイ(配列)のメッセージのうち、メッセージ1番目～3番目のうちの1つと、メッセージ4番目～6番目のうちの1つを、ランダム選択してメッセージ送信することにします。
　メッセージ1番目～3番目のうちの1つをランダム選択するために、手順②を参考に変数「ランダム文字列1」を追加し、種類は「文字列」にします。

　値には以下の「式」を入れています。
　variables(‘質問インデックス‘)[rand(0,3)]

　アレイ(配列)から情報を取り出す際には、variablesという式を使います。
　取り出す際は下記の指定になります。
　variables(‘変数名‘)[インデックス番号]

　インデックス番号で、メッセージ1番目～3番目のうちの1つをランダム選択するために、randという「式」を使っています。rand(0,3)で0,1,2のいずれかをランダムで選択しています。アレイ(配列)とrandには次のような注意点があります。

　次にメッセージ1番目～3番目と同様に、メッセージ4番目～6番目のうちの1つをランダム選択するために、手順②を参考に変数「ランダム文字列2」を追加し、種類を「文字列」にします。値は手順④を参考に設定します。
　なお、メッセージ4番目～6番目のうちの1つをランダム選択するため、randはrand(3,6)となります。

Teams への通知設定

　Teams で送信するメッセージの準備ができましたので、いよいよTeamsのメッセージ投稿を設定します。アクションで Teams の「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。

Teams の設定に関しては、どのようなメッセージを送信するかで変わってきます。
下記3パターンについて順に説明していきます。
①チーム内のチャネルへのメッセージ
②グループチャットへのメッセージ
③ 個人 へ チャット

①チーム内のチャネルへのメッセージ

　チーム内のチャネルへの送信は下記のように設定を行います。

投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：Channel
Team：送信するチーム名を選択する
Channel：チーム内のチャネルを選択する
Message：送信するメッセージを設定します。ここで先に生成した「ランダム文字列1」と「ランダム文字列2」を設定します。この他に、固定メッセージとして「体調は大丈夫ですか？」、「ご家族の体調は大丈夫ですか？」という内容を追加しています。

②グループチャットへのメッセージ
　グループチャットへの送信は下記のように設定を行います。

投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：グループチャット(Group chat)
Group chat：送信するグループチャット名を選択する
Message：送信するメッセージを設定します。

③ 個人 へ チャット
　個人 への チャット 送信は下記のように設定を行います。

投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：チャット(Chat with Flow bot)
Recipient：チャット送信先のメンバのEmail
Message：送信するメッセージを設定します。

本事例が自社に適用可能か聞いてみる

運用イメージ

　作成したフローの運用イメージです。スケジューラで指定した日付と時間に、設定したメッセージが 自動投稿 され  Teams に通知されます。メッセージの内容を確認してみます。

①チーム内のチャネルへのメッセージ

　チャネルへのメッセージです。 Power Automate 経由で送信されたメッセージとして表示されます。チャネルへのメッセージのため、当該メッセージに返信メニューもついていますね。

②グループチャットへのメッセージ・③ 個人 への チャット メッセージ
　チャットメッセージです。 Power Automate 経由で送信されたメッセージとして表示されます。受信したメンバはチャットで返信することができます。

よくある質問（FAQ）

　今回は、「 Teams 自動投稿 でメンバに チャット で状況確認をする」というフローでした。要点をFAQでまとめます。

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