AI の業務活用 ～ Copilot Studio で ナレッジ検索 / 定期情報収集 ～
近年、業務効率化や情報活用の高度化が求められる中で、生成AIの活用が注目を集めています。
なかでも Copilot Studio は、ノーコードでAIチャットボットを構築でき、社内ナレッジの活用や定期的な情報収集といった業務の自動化に貢献します。
本記事では、 Copilot Studio の概要から、ナレッジ検索や定期情報収集の具体的な活用例、さらに弊社の AI 活用サポートサービスについてもご紹介します。
目次
Copilot Studio とは
自律型 Copilot Studio とは
ナレッジ検索
ナレッジ検索ボットの作り方
定期情報収集
定期情報収集ボットの作り方
AI活用サポートサービス紹介
Copilot Studio とは
Copilot Studio （旧 Power Virtual Agents）は、Microsoft が提供するクラウド型の対話型AIプラットフォームで、ビジネス向けの自動化やカスタマーサポートをサポートします。
このプラットフォームを使うことで、プログラミングの専門知識がなくても、直感的な操作だけで高度なチャットボットを作成できる点が最大の特徴です。
利用者は、簡単にチャットボットを設計でき、ビジネスニーズに合わせたカスタマイズが可能です。
例えば、よくある質問（FAQ）に自動応答するカスタマーサポートボットや、特定の業務フローをサポートするボットを、短時間で立ち上げることができます。
さらに、作成したチャットボットは、Microsoft Teams や自社の Webサイトなど、複数のプラットフォームで展開することができます。
これにより、社内外でのユーザーとの対話を一元管理し、どこでも同じエクスペリエンスを提供できます。
Copilot Studio の強力な点は、Microsoft の他のツール、特に Power Platform と連携することによって、業務プロセスの全体を自動化できるところです。
たとえば、 Power Automate と組み合わせることで、ボットが受けたリクエストをもとに、他のシステムで必要なアクションを自動で実行するワークフローを作成できます。
また、Power Apps を使用することで、ボットから得た情報をさらにカスタムアプリに取り込むことができ、エンドツーエンドの自動化が実現できます。
このように、Copilot Studio は、AIと自動化を組み合わせることで、業務の効率化を大幅に促進し、ユーザーの体験を向上させるための強力なツールとなります。
自律型 Copilot Studio とは
自律型 Copilot Studio は、Microsoft が提供する AI ベースの開発環境です。
曖昧な質問にも即座に対応し、明確な指示がなくてもユーザーの意図を汲み取って関連資料を自動で検索・提示します。
主な特徴
- 「最近の売上データを教えて」といった漠然とした質問でも、適切な情報を理解・抽出し、必要なデータを提示します。
- 「新製品の市場調査レポートを見たい」といった指示がなくても、会話の文脈から関連性の高い資料を自動で探し出します。
- チャットを通じた細かな指示が不要で、システムは自律的に動作し、ユーザーを支援します。
- Power Automate との連携により、条件に応じたメール送信やデータの更新など、業務プロセスの自動化も可能です。
活用例
- 顧客サポートの自動化
顧客からの問い合わせに対して、システムが自動で最適な回答を提供し、必要に応じて関連ドキュメントも添付します。 - マーケティング施策の最適化
キャンペーン等の効果をリアルタイムで分析し、次に取るべきアクションをシステムが自動で提案します。
このように、自律型 Copilot Studioは、ユーザーの業務を効率化し、よりスマートな運用を可能にする強力なツールです。
ナレッジ検索
社内に蓄積されたナレッジ（FAQ、手順書、規程集など）を効果的に活用するには、それを「見つけられる」ことが重要です。
Copilot Studio では、社内ドキュメントや SharePoint 、 OneDrive 、外部Webサイトなどを参照し、自然言語で質問するだけで該当情報を提示できます。
検索性に優れたチャットボットとして、問い合わせ対応の時間削減や新人教育のサポートにも役立ちます。
サンプル紹介
下記は社内の就業規則について回答するボットです。
ナレッジ検索ボットの作り方
上記でお見せした「社内の就業規則について回答するボット」の作り方をご紹介します。
事前準備
ボットがユーザに回答するのに必要な情報を読み込ませるため、 SharePoint に任意のフォルダとファイルを用意します。
こちらは今回使用する SharePoint 内のフォルダとファイルです。
「(仮)就業規則.pdf」の中身です。
ボット作成
①Copilot Studio にアクセスし、「作成」から「新しいエージェント」をクリックします。
②自身の作成したいボットの詳細を入力します。
今回は「利用者からの社内の就業規則についての問い合わせについて SharePoint 内のドキュメントをもとに回答するボット」と入力します。
入力後、 Copilot からいくつか質問が来るので、回答後に右上の「作成」をクリックします。
③作成完了後、「ナレッジ」より、「ナレッジの追加」をクリックします。
「ナレッジの追加」画面より、「 SharePoint 」を選択します。
④「ファイルを参照する」をクリックし、「事前準備」で作成したフォルダを選択し、「追加」をクリックします。
⑤ナレッジが追加されたことを確認するため、エージェントをテストします。
右下の入力フォームに「就業規則について」と入力し、正しく回答が返ってきたら成功です。
定期情報収集
定期的に取得したい情報（例：業界ニュース、販売レポート、在庫状況など）を、 Copilot Studio によって自動的に収集・通知させることができます。
Power Automate と連携することで、外部APIやRSSから最新情報を取得し、毎朝 Teams で配信するボットを作成する、といった運用も可能です。
これにより、情報収集にかかる手間を大幅に削減し、意思決定のスピードを向上させることができます。
サンプル紹介
下記は毎日決まった時間に首都圏の最新ニュースを収集しTeamsにて周知するボットです。
定期情報収集ボットの作り方
注意事項
作成手順は「ナレッジ検索ボットの作り方」①、②と同様ですが、 Copilot Studio でトリガーを設定するためには、ボットのエージェントの言語を「英語 (米国) (en-US)」にする必要があります。
※英語 (米国) (en-US)に設定した場合、ボットの回答が英語で出力されてしまうので、「全体的な指示」に「出力言語は日本語とする」を追記しています。
また、今回「ナレッジ」には「公開 Web サイト」から信頼できるニュースWebサイトのURLを設定します。
Power Automate トリガー設定
毎日決まった時間にボットを起動させるため Power Automate のトリガーを設定します。
①「トリガー」から「トリガーの追加」をクリックします。
②「Recurrence」を選択し「次へ」をクリックします。
③任意のトリガー名を設定し「次へ」をクリックします。
④トリガーのインターバルを設定し「トリガーを作成する」をクリックします。
Power Automate アクション設定
次に、取得したニュースを Teamsに通知するアクションを設定します。
①「アクション」から「アクションの追加」をクリックします。
②「新しいアクション」から「新しい Power Automate フロー」をクリックします。
クリック後、Power Automate のフロー編集画面に自動的に切替わります。
③ 「Skills」の「入力の追加」から「Teams 本文」を追加します。
④「Skills」の次に「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」アクションを追加し、「メッセージ」に「Teams 本文」を設定し保存します。
実行結果
「エージェントをテストする」から「地域住民が注目すべきニュース」と入力してみました。
Teams でも問題なくニュースの要約文が投稿されたことを確認できました。
AI 活用サポートサービスの紹介
ナレッジ検索や定期情報収集といった機能を活用することで、業務の効率化と情報活用が一段と進みます。
自社の課題に応じてカスタマイズが可能であり、AI の力を現場に取り込むための有力な選択肢です。
弊社のAI 活用サポートサービスでは、Copilot Studio を活用したAI導入をサポートする各種サービスをご提供しています。
Copilot Studio の導入・活用をスムーズに進めるには、業務に即した設計や初期設定が重要です。
要件定義から設計、開発、運用支援までをワンストップで対応し、貴社の業務に最適なAIチャットボット環境を構築します。
AI の業務活用をより効果的に進めるために、ぜひ一度、具体的な課題やご希望をご相談ください。
