みなさん、WEB電話帳はご存じですか?

 WEB電話帳は、クラウド電話帳ともいい、社員・取引先・友人等、連絡を取りたい人の連絡先情報(名前・電話番号・メールアドレス・住所等)を、クラウド上で保存・管理し共有することができるサービスです。
 WEB電話帳で、連絡先情報を共有することで、「この人に連絡したいけれど誰に聞いたらいいかわからない」「取引先のこの人にすぐに連絡を取りたい」 「この人の会社名や役職がわからない」といった課題を解決します。

 本記事ではWEB電話帳の特徴について紹介します。

 

目次

WEB電話帳の基本機能

  クラウド上で情報管理

  電話帳の情報共有・共有電話帳

  着信情報の表示

  コミュニケーションポータル機能

 

WEB電話帳の利用効果

  適切なコミュニケーション

  情報漏洩リスク低減と情報保護

 

WEB電話帳の活用シーン

  BYOD

  テレワークやリモートワークでの活用

 

WEB電話帳のより便利な機能

  名刺管理機能

  チャット機能

  セキュリティ機能

 

まとめ

WEB電話帳の基本機能

 WEB電話帳が備えている基本機能を紹介します。

クラウド上で情報管理

 WEB電話帳は連絡先情報をクラウドへ保存します。クラウドへ保存した連絡先情報は、会社(利用する組織)として一元管理することになります。
 クラウドに保存することで、スマートフォンやPCといった様々なデバイスから情報を参照することが可能となります。同時にスマートフォンやPCといったデバイスへのデータ保管が不要となります。

電話帳の情報共有・共有電話帳

 クラウドへ保存した連絡先情報は共有することができますので、共有電話帳として機能します。共有電話帳によって、会社内の社員の連絡先情報を社員間で共有できます。
 また共有電話帳は権限を保持する管理者が登録・編集・削除したり、社員が自分の連絡先情報を編集することができます。社員の情報だけなく、取引先情報を権限のあるメンバで共有したり、登録・編集・削除することもできます。
 このように連絡先情報を共有して活用しやすいようにすることで、知りたい情報や探している情報へ、すぐにアクセスできるようになります。

着信情報の表示

 通常、電話着信を受けた際、着信情報の表示(電話を発信してきた人の情報の表示)をするためには、スマートフォンの電話アプリへ連絡先情報を登録しておく必要があります。
 しかし、スマートフォンの電話アプリへ情報を登録していなくても、WEB電話帳に連絡先情報を登録しておけば、着信情報の表示をすることができます。
 また、WEB電話帳は、仕事での利用を想定しているものが多いため、着信情報として、発信者の会社名や部署を表示するものもあります。

コミュニケーションポータル機能

 連絡先情報を起点に、電話・メール・チャットといった多様なツールを起動できることもWEB電話帳の特徴です。
 WEB電話帳を起点に、電話・チャット・メールを使い分けることで、状況に応じた適切なコミュニケーションツールを選択できるようになります。それによって、ビジネスにおけるコミュニケーションの効率が上がり、生産性の向上に繋がります。

WEB電話帳の利用効果

WEB電話帳を利用することでどのような効果が得られるかを紹介します。

適切なコミュニケーション

 連絡先情報は、クラウド上に保存され、一元管理することになります。一元管理しているため、情報を更新すると、すぐに最新の情報を参照することができます。
 これにより、古い情報を参照する機会を減らし、常に新しい情報を参照することで適切なコミュニケーションを取ることができます。

情報漏洩リスク低減と情報保護

 WEB電話帳はクラウド上で情報管理しているため、次のような情報漏洩リスクを軽減することができます。
・紙で情報を管理する際に、紙を紛失することでの情報漏洩リスク
・スマートフォンの電話アプリで情報を管理する際に、スマートフォンを紛失することでの情報漏洩リスク
 また、スマートフォンが故障した場合にも、クラウドで情報管理しておくことで、連絡先情報の消失を防ぎ、情報保護に役立ちます。

WEB電話帳の活用シーン

WEB電話帳の活用シーンを紹介します。

BYOD

 BYODとは、Bring Your Own Deviceの略で、従業員が個人保有の端末機器を業務に使用することを示します。
 個人保有のスマートフォン端末をBYOD利用することを検討および実施している企業もあると思いますが、端末内の情報セキュリティ担保や仕事情報と個人情報の分離といった点は、BYOD利用を進める上で大切なポイントになります。WEB電話帳では、先述したように、連絡先情報をクラウド管理することで、端末内の情報セキュリティを担保できます。
 また、個人利用の連絡先情報はスマートフォンの電話アプリに、仕事利用の連絡先情報はWEB電話帳に、と情報を分離することができます。このことから、WEB電話帳はBYOD利用に適したサービスと言えます。

テレワークやリモートワークでの活用

 感染症流行への対策や働き方改革の必要性から、テレワークやリモートワークを導入および導入検討している企業も多いと思います。急遽、テレワークやリモートワークを開始した結果、社内のコミュニケーションやお客様との連絡に支障が生じたケースもあるのではないでしょうか?
 WEB電話帳では、先述したように、連絡先情報をクラウド管理しているため、社内の連絡やお客様との連絡をスムーズに行うことができます。
 いつでも最新の連絡先情報をクラウドから参照でき、連絡先情報を起点に電話・メール・チャットといった様々なコミュニケーションを開始することができるため、テレワークやリモートワーク環境下においても社内の連絡やお客様との連絡をスムーズに行うことができます。

WEB電話帳のより便利な機能

WEB電話帳のサービスによって利用できる、より便利な機能を紹介します

名刺管理機能

 名刺をスマートフォンのカメラで撮影し、OCR変換した名刺情報を電話帳へ登録できるWEB電話帳もあります。この機能により、取引先との連絡もスムーズに行うことができます。 
 また、WEB電話帳に名刺情報を登録することで、紙の名刺を持ち歩く必要もないため、情報漏洩対策にもなります。

チャット機能

 WEB電話帳にチャット機能が搭載されているWEB電話帳もあります。チャットを利用することで、電話に出られない際のコミュニケーション手段となります。また、情報の重要度に合わせて、電話・メール・チャットといったコミュニケーションの選択が可能になります。

セキュリティ機能

 仕事利用を想定したWEB電話帳は、セキュリティ機能が充実しているのも特徴です。
 アクセスするデバイスをIPアドレスで制限、WEB電話帳を利用できるスマートフォンを制限、アプリ起動をパスコードで制限、アカウントの無効化、といったセキュリティ機能を持つWEB電話帳もあります。

まとめ

 WEB電話帳には様々な機能やメリットがあります。ビジネスで重要となる「人」との連絡をどのように効率的かつ安全に扱うかに焦点をあてたサービスのため、活用することで、ビジネス自体を効率的かつ安全に進め、生産性向上→売上向上を目指すことができます。WEB電話帳を導入する企業は年々増えていますので、是非あなたもWEB電話帳を導入してみてはいかがでしょうか。

 

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