Copilot を導入する前にやるべきこと｜ 業務棚卸 から始める DX・IT化 の進め方
DX・IT化を進めたい、その手段として Copilot をはじめとした生成AIに関心を持つ企業も増えています。一方で、多くの企業が「何から始めればいいかわからない」という壁に直面しているのも事実です。
生成AI が注目されるほど、「 AI や Copilot で何ができるか」を調べる機会は増えますが、調べれば調べるほど、自社業務との結びつきが見えなくなることも少なくありません。 DX・IT化 や AI活用 が進まない理由は、ツールではなく考え方の順番にあります。
本記事は、
- DX・IT化を進めたいが、何から着手すべきか悩んでいる
- Copilotや生成AIに関心はあるが、業務に結びついていない
- ツール導入が目的化してしまうことに違和感がある
そうした方に向けて、業務棚卸を起点にした考え方を整理したものです。
目次
業務からソリューション案を導く（ Copilot を活用する）
Copilot 活用を一度きりにしないためのテンプレートと再現性
Copilot ・ Power Platform・Azure・開発サービスとの関係性
Copilot から考えてはいけない理由
結論から言うと、 Copilot で何ができるかを起点に考えても、DX・IT化は前に進まないからです。 Copilot 、 ChatGPT 、 Gemini など生成AIは多機能で、調べれば活用例はいくらでも見つかります。しかし「自社のどの業務に、どう使うか」という問いには、なかなか答えが出てきません。
これは生成AIに限らず、RPAやクラウド、スクラッチ開発でも同じです。ツールから入ると、業務の整理や優先度付けが後回しになる――その結果、試して終わる、定着しない、次に進めない、が起きます。
DX・IT化で先に考えるべきなのは、どのツールを使うかではなく、どの業務をどう見直すかです。この順番を押さえることで、生成AIは目的ではなく、業務を考え直すための“道具”として機能し始めます。
では、DX・IT化が進む会社と進まない会社では、何が違うのでしょうか。
DX・IT化が進む会社と進まない会社の違い
違いは、技術力や予算の有無ではありません。考え始める起点に違いがあります。
進まない会社では、「どのツールを使うか」「何ができるか」という議論が先に立ちます。検討は進んでいるように見えても、業務の話が深まらず、結果として試して終わる、定着しない、という状態になりがちです。
一方、進む会社は、最初に業務そのものに目を向けます。どんな業務があり、どこにムリやムダがあるのか。ツールの選択は、その後に行われます。
DX・IT化が進むかどうかを分けるのは、ツールではなく、業務をどう捉えているかです。この前提がそろってはじめて、生成AIやITツールは意味を持ちます。
Copilot を「業務を見直すための思考補助」として使う
業務を起点にDX・IT化を考えるとき、 Copilot をはじめとした生成AIは、業務を自動化するための答えではなく、業務を考え直すための思考補助として使う方がうまく機能します。
※Copilotの機能や提供形態の詳細については、Microsoftの公式情報をご参照ください。
いきなり「この業務をCopilot でどう自動化するか」と考えると、できる・できないの話に引っ張られがちです。それよりも、「この業務は何を目的にしているのか」「どこが重たいのか」を整理するために使う方が、価値があります。
業務の流れや課題を Copilot に説明し、整理や論点出しをさせることで、「ここは人が判断すべきだ」「ここは仕組みに任せられそうだ」といった切り分けが見えてきます。この段階で、 Copilot が業務を実行する必要はありません。考えを整理し、次の判断につなげることが役割です。
業務が整理されてはじめて、「どこから着手するか」「 Copilot で足りるのか、別の仕組みが必要か」といった具体的な検討が意味を持ちます。なお、業務を整理した結果として、「 Power Automate や Power Apps で十分対応できる」という判断に至るケースも少なくありません。実際、多くの業務改善は、個別開発や大規模DXに進む前に、
Power Platform を活用した小さな改善から始める方が現実的です。
業務診断・業務棚卸
DX・IT化を業務起点で進めるためには、まず「今、どんな業務が行われているのか」を把握する必要があります。それが 業務診断・業務棚卸 です。ここで行うのは、いきなり改善策やシステム化を考えることではありません。業務を評価したり、良し悪しを決めたりする前に、現在の業務の全体像を見える形にすることが目的です。
多くの企業では、業務は分かっているつもりでも、「誰が」「何を」「どれくらいの頻度で」行っているかが整理されないまま日々が回っています。この状態では、どこからDX・IT化に手を付けるべきか判断できません。
業務棚卸を行うことで、
・業務の量とばらつき
・属人化している業務
・改善余地がありそうな業務
が自然と浮かび上がってきます。この“判断材料”をそろえることが、次の一手を誤らないための前提になります。
以下では、業務診断・業務棚卸をどのような順番で進めていくかを整理します。
業務棚卸ワーク
業務棚卸 とは、業務を改善・IT化する前に、今行っている業務を一覧にし、見える形にすることです。このワークでは、業務の良し悪しや解決策は考えません。目的は、判断材料をそろえることだけです。
以下のような棚卸一覧テンプレートを使って進めます。実際の業務棚卸では、難しく考える必要はありません。以下は、あくまでイメージとしての簡単な記入例です。正確さよりも、「業務の全体像」と「負荷感」を把握することを重視します。
| 業務名 | 頻度 | 手間 | 課題メモ | ★ |
|---|---|---|---|---|
| 週次レポート作成 | 高 | 重 | 毎回手作業で作成している | ★ |
| 請求書PDF確認・保管 | 中 | 中 | 特定の人しか手順が分からない | |
| 問い合わせ対応 | 高 | 中 | 同じ質問が繰り返される | ★ |
この時点では、「IT化できるか」「Copilotでできるか」は考えません。
作成手順を紹介します。
手順① 業務をそのまま書き出す（業務名列）
まずは「業務名」欄に、日々行っている業務をそのままの言葉で書き出します。
正式名称でなくてよいです。「週次レポート作成」「請求書PDF確認・保管」などで十分で、定例業務だけでなく、問い合わせ対応や確認作業も含めます。
この時点では、「多い・少ない」「やめたい」などは考えません。
手順② 負荷感を3段階で入れる（頻度／手間）
次に、各業務について感覚的でよいので次の2つを入れます。
- 頻度（高／中／低）→ どれくらいの頻度で発生しているか
- 手間（重／中／軽）→ 作業量・心理的負担も含めた体感
正確な時間計測は不要です。「何となく重たいかどうか」で十分です。
手順③ 気づいたことを書く（属人性／課題メモ）
次に、業務をやりながら感じていることを課題メモ欄に一言で書きます。
例：
- 特定の人しか分からない
- ルールがあいまい
- 手作業が多い
- 毎回同じ確認をしている
ここは問題提起でOKです。整理された文章にする必要はありません。
手順④ 「改善余地がありそう」な業務に印を付ける
最後に、「これは何か変えられそうだな」と思う業務に★などの印を付けます。
IT化できるかどうかは、まだ考えません。 Copilot でできるかも、この時点では判断しません。あくまで“改善候補のタネ”を拾う段階です。
ここまでが、「 Copilot を考える前に」必ずやっておきたい業務整理です。この段階で、初めてツールやAIを検討するための土台が整います。
優先度付けと改善候補の整理
業務棚卸で業務を一覧にしたら、次に行うのが優先度付けです。ここで決めるのは、「何をどう改善するか」ではありません。どの業務から向き合う可能性が高そうかを整理します。
棚卸一覧に記載した頻度、手間、課題メモ、★印を手がかりに、全体を俯瞰します。頻度が高い業務、手間が重い業務、似た業務が集まっている箇所には、自然と負荷が集中しています。
次に、「改善余地がありそう」と感じて★を付けた業務に注目します。
頻度や手間が高く、かつ★が付いている業務は、無理なく改善候補として浮かび上がってきます。この段階では、業務を次のように大まかに分けるだけで十分です。
- 比較的すぐ向き合えそうな業務
- 気になるが、整理が必要な業務
- 今回は見送ってもよさそうな業務
重要なのは、ここで結論を出さないことです。あくまで「改善候補になりそうな業務」を整理し、次の検討につなげるための下地を作る段階です。この段階で初めて、Copilotを含むツール検討が意味を持ち始めます。
業務からソリューション案を導く（ Copilot を活用する）
優先度付け・分類 によって「どの業務に向き合うか」の候補が見えてきたら、次に Copilot を使って、ソリューション案を考えていきます。
この段階での Copilot の役割は、答えを出すことではありません。業務をどう捉え、どう考え直せそうかを言葉にしながら整理するための思考補助です。
Copilot に期待しすぎない
Copilot は、業務改善の最適解を自動で示してくれる存在ではありません。実際の業務には、組織特有の事情や例外、暗黙知が多く含まれます。
こうした前提は、 Copilot だけでは拾いきれません。だからこそ、 Copilot には「解決策」ではなく、考えるための材料を出してもらいます。
業務をそのまま言葉にして投げる
Copilot に投げる内容は、整理された要件である必要はありません。業務棚卸や課題メモを見ながら、
- どんな業務か
- どこが重たいか
- 何に困っているか
を、そのままの言葉で伝えます。現場の感覚が含まれていることが重要です。
違和感から論点を見つける
Copilot から返ってくるのは、一般的な視点や考え方です。その中で感じる「これは合っている」「これは違う」という違和感こそが、業務理解の手がかりになります。
Copilot は、考えを深めるきっかけを作るところまでを担います。
ここでは決め切らない
この段階では、ツール選定や具体的な仕組みまでは決めません。
Copilotで済むのか、新しいソリューションが必要なのか、業務そのものを見直すべきか――それらは全体構造を見ないと判断できないためです。
この章のゴールは、結論や解決策を出すことではありません。
「どの業務に、どんな選択肢がありそうか」
「どこが判断ポイントになりそうか」といった、次の検討に進むための前提が整理された状態を作ることです。
Copilot は、業務改善の答えを出す存在ではなく、考えを言葉にし、論点を浮かび上がらせるための道具として使います。
Copilotを使うことで、業務を一人で抱え込まず、言葉にしながら整理することができます。
次の章では、ここまでの整理をもとに改善候補としてまとめていきます。
Copilot で整理したアイデアを共有して考えを揃える
業務棚卸と優先度付けによって、「どの業務に向き合うか」「どこに負荷や違和感がありそうか」が見えてきました。次に行うべきは、その結果を共有し、考えの前提を揃えることです。
ここでの目的は、結論を出すことではありません。「どんな業務があり、何が気になっているのか」という認識をそろえることが重要です。 DX・IT化の検討が進まない原因は、ツールや施策以前に、立場ごとに見ている業務像が異なることにあります。現場、管理側、それぞれの視点がある中で、棚卸や優先度付けの結果を共有せずに議論を始めると、話は噛み合いません。
この段階で共有するのは、完成したアイデアや正解である必要はありません。業務一覧や優先度付けの結果をベースに、「ここが重そう」「ここは判断が分かれそう」といった途中段階の認識を持ち寄ることに意味があります。
共有の方法は、堅いものである必要はありません。例えば、
- 関係者が集まり、棚卸一覧と優先度付け結果を見ながら短時間で意見を出す
- ブレスト前提の場として、「気になる業務」「迷っている業務」だけを共有する
- お客様自身で進める場合は、部署内の定例やワークショップの中で、棚卸結果をそのまま持ち込む
といった形でも十分です。
大切なのは、「何をやるか」を決めることではなく、どこに論点がありそうかを共有することです。考えの前提がそろってはじめて、次のステップである改善候補の整理や、DX・IT化に向けた具体的な検討が、現実的に進められるようになります。
Copilot 活用を一度きりにしないためのテンプレートと再現性
業務棚卸や優先度付け、共有の場を通じて多くの気づきが得られても、それが一度きりで終わってしまうことは少なくありません。原因の多くは、進め方が特定の人に依存していることです。
そこで重要になるのが、進め方を型として残すことです。業務棚卸の書き方、優先度付けの観点、共有の進め方を、シンプルなテンプレートとして整理しておくことで、誰が関わっても同じ前提で話を進められるようになります。
テンプレートは完成度の高いものである必要はありません。「この粒度で書く」「この観点で見る」といった最低限の共通ルールがあるだけで、議論の質と再現性は大きく変わります。
進め方を型として残すことで、業務の見直しは特別な取り組みではなく、必要なタイミングで繰り返し行えるものになります。DX・IT化を継続的に進めるためには、個人の経験に頼らず、考え方そのものを組織に残すことが欠かせません。
DX・IT化までの道のり
ここまで見てきたように、DX・IT化はツールを選ぶことから始まるものではありません。業務棚卸によって業務の全体像を把握し、優先度を整理し、関係者で認識をそろえる。この積み重ねによって、はじめて「どこから手を付けるか」「どんな手段が合いそうか」が見えてきます。
重要なのは、いきなり完成形を目指さないことです。最初は小さな改善候補から着手し、業務や組織の理解を深めながら、段階的にDX・IT化を進めていきます。このプロセスを踏むことで、
「なぜこの業務を変えるのか」
「なぜこの手段を選ぶのか」
が、関係者の間で共有された状態になります。
DX・IT化はゴールではなく、業務をよりよくし続けるための手段です。業務を起点に考えることで、ツールや技術は“使いこなすもの”として、自然に位置づけられるようになります。
まとめ
Copilot をはじめとした生成AIやITツールが注目される中で、「何ができるか」から考え始めてしまうと、DX・IT化は進みにくくなります。本当に必要なのは、考える順番を間違えないことです。
本記事では、業務棚卸から始め、優先度を整理し、共有によって認識をそろえ、進め方を型として残す、という流れを紹介してきました。このプロセスを踏むことで、DX・IT化は一過性の取り組みではなく、継続的に見直せるものになります。
ツールはあくまで手段です。業務をどう捉え、どう向き合うかという考え方が整っていれば、AIもITも、自然と味方になります。DX・IT化に取り組む際には、ぜひ一度立ち止まり、「何ができるか」ではなく、「どの業務をどう見直すか」から考えてみてください。
FAQ
Copilot 活用や業務棚卸、DX・IT化の進め方について、よくあるご質問をまとめています。検討初期の不安や疑問の整理にお役立てください。
Q1. Copilot を導入していなくても、この進め方は使えますか？
はい、使えます。本記事で紹介しているのは、特定のツールに依存しない業務起点の考え方です。 Copilot は思考補助や選択肢の一つとして位置づけており、未導入の状態からでも進められます。
Q2. 業務棚卸はどのくらいの粒度で行えばよいですか？
最初は大まかな粒度で問題ありません。正確さよりも、業務の全体像や負荷感を把握することを重視します。詳細化や分解は、優先度整理の後で行います。
Q3. Copilot だけで業務改善が完結するケースもありますか？
あります。業務内容によっては、 Copilot をそのまま業務に組み込み、日常業務の支援や効率化を行うことが最適な解になる場合もあります。本サービスでは、その見極めも支援します。
Q4. どの段階から相談できますか？
業務整理や検討段階からご相談いただけます。「まだ何も決まっていない」「何から考えるべきかわからない」状態でも問題ありません。
サービス紹介
ここまでの考え方に共感いただけた方向けに、補足としてサービスをご紹介します。ここまでの整理は、自社だけで進めることも可能です。ただし、業務の言語化や優先度付け、関係者間の認識合わせには、想像以上に時間や労力がかかることも少なくありません。
業務起点で進める DX・IT化支援
本記事で紹介した考え方をもとに、業務を起点としてDX・IT化を検討・実行するための支援サービスを提供しています。ツール導入ありきではなく、業務を整理し、課題を見極め、考える順番を整えるところから伴走します。原則オンラインでの支援を基本としつつ、状況に応じて現地対応も行っています。
提供ステップ
本サービスは、以下のステップで構成されています。
必要な範囲だけを選んでご利用いただくことも可能です。
1.業務棚卸・業務整理
まず、現在行われている業務を整理し、全体像を可視化します。業務の良し悪しを判断するのではなく、
- どんな業務があるか
- 誰が、どれくらい関わっているか
- どこに負荷や属人化がありそうか
といった判断材料をそろえることを目的とします。
2.課題起点での整理・優先度付け
棚卸した業務をもとに、「どこから向き合う可能性が高そうか」を整理します。
- 負荷が高い業務
- 改善余地がありそうな業務
- 判断が難しく、整理が必要な業務
を切り分け、いきなり結論を出さずに、考える順番を整えます。
3.Copilotを活用したソリューション案の検討
優先度付けした業務を対象に、Copilotを活用しながら、
- 業務をどう捉え直せそうか
- どんな選択肢が考えられるか
を整理します。
ここでは、Copilotに答えを出させるのではなく、業務を言葉にし、論点を整理するための補助として活用します。 Copilotで足りるのか、別の仕組みが必要か、そもそも業務を見直すべきか。その判断材料を整えるところまでを支援します。
4.検討・合意形成
ここまでの整理をもとに、
- 改善候補の整理
- 小さく始められそうな改善の検討
- DX・IT化に進むかどうかの判断
を行います。このフェーズでは、お客様自身が考え、判断できる状態を作ることを重視します。我々は、進め方の設計やファシリテーションを通じて支援しますが、結論を押し付けることはありません。
5.実行フェーズの支援（オプション）
検討の結果、実行フェーズに進む場合は、ご要望に応じて以下の支援を提供します。実装を内製するか、外部に委ねるかの判断材料整理も支援します。
- DX・IT化構想の具体化
- PoC・導入・実装フェーズの伴走支援
- 現地でのワークショップ・打ち合わせ・実務支援
- コンサルティングに限らない、包括的な現地対応
サービスの特徴とおすすめの方
本サービスの特徴は、DX・IT化を「ツール導入」ではなく、業務の捉え直しから始める点にあります。
最初に行うのは、業務棚卸によって業務の全体像を可視化し、課題や負荷を整理することです。どのツールを使うかを決める前に、「どの業務に、なぜ向き合うのか」という前提をそろえることで、その後の検討がぶれにくくなります。
また、いきなり結論を出さず、考える順番を整えることを重視しています。優先度付けや共有のプロセスを通じて、関係者それぞれの視点を揃え、判断材料を積み上げていきます。
この進め方により、DX・IT化が一部の担当者だけの取り組みになることを防ぎます。
さらに、検討の過程そのものを進め方の型として残す点も特徴です。業務棚卸の粒度、優先度付けの観点、検討の進め方をテンプレートとして整理することで、一度きりの取り組みではなく、必要なタイミングで繰り返し活用できる状態を目指します。これにより、外部に依存しすぎず、お客様自身でDX・IT化を進められる土台を整えます。
Copilot ・ Power Platform・Azure・開発サービスとの関係性
本サービスは、 Copilot を含む特定のツール導入を前提としていません。業務を整理し、課題や優先度を明らかにしたうえで、業務に適した手段を選択することを重視しています。検討の過程では、 Copilot を「業務を考え直すための思考補助」として活用します。その結果として、 Copilot をそのまま業務に組み込み、日常業務の支援・効率化に活用すること自体が、最適な解になるケースも少なくありません。
一方で、業務の性質によっては次のような判断に至ることもあります。
- Power Apps や Power Automate による小さな業務改善から始める
- データ基盤や認証を含めて Azure 側の設計から見直す
- 既存システムや外部サービスと連携した 個別開発が必要 になる
重要なのは、 Copilot を使うかどうかを先に決めるのではなく、業務起点で整理された判断材料をもとに、 Copilot を含む選択肢から手段を選んでいる点です。
弊社では、業務分析・検討支援から、 Copilot 活用、 Power Platform 、 Azure 、開発サービスまで一気通貫で対応しています。そのため、検討段階のみの支援から、実行フェーズへの関与まで、柔軟に支援範囲を調整することが可能です。
お問い合わせ
業務起点で進める DX・IT化支援 に関してご関心がありましたら、お気軽にお問い合わせください。また本サービスは、研修・ワークショップ形式での提供も可能です。まずは壁打ちや考え方の確認だけでも構いません。
