Microsoft 365 とは？初心者でもわかる機能・使い方・選び方ガイド
Microsoft 365 とは何かを初心者向けに解説。機能・使い方・料金・選び方までわかりやすく紹介します。
目次
Microsoft 365 とは？基本概要と特徴
Microsoft 365 の基本定義
Microsoft365で解決できる課題とは？
紙運用でもファイル管理を一気に改善できる
紙運用でも情報共有を加速できる仕組み
Microsoft365の主な機能とメリット
最新のOfficeアプリがいつでも使える
クラウド保存でどこからでもアクセスできる
Teamsでコミュニケーションと共同作業が楽になる
Microsoft365の料金プランと導入手順
どのプランを選べばいい？料金プランの選び方
セキュリティ対策や端末管理が必要かで選ぶ
会社の規模や利用人数で選ぶ
Microsoft365導入後に行う初期設定と使い始めるまでの流れ
サインインと初期設定
アプリケーションのインストールと使用開始
Microsoft365とは？基本概要と特徴
Microsoft 365 の基本定義
Microsoft 365 は、Microsoft が提供する 月額・年額制のサービスで、以下のような機能をまとめて利用できます。
・Word・Excel・PowerPoint などの最新 Office アプリ
・データをインターネット上に保存できる OneDrive
・会議やチャットができる Teams
・ファイル共有や共同編集の機能
買い切り版（Office 2016、2019等）とは違い、一度買って終わりではなく、契約している限りずっと最新のOffice を使えるのが最大の特徴です。また、インターネットにつながっていれば、どこからでも作業を再開できるため、初心者の方でも、Word や Excel を今まで通り使いながら、便利なクラウド機能も自然と使えるようになるため
「とりあえず入れておくと安心できるサービス」として人気が高まっています。
Microsoft 365 で解決できる課題とは？
紙運用でもファイル管理を一気に改善できる
紙で書類を管理している会社では、資料を探すのに時間がかかったり、誰が最新の情報を持っているのかわからなくなるなど、日常的に多くの課題が生まれます。書類の紛失や管理場所の把握など、人の手に依存した運用はどうしてもミスが起こりやすく、業務効率を下げる原因になります。
Microsoft 365 に含まれている OneDrive（クラウドストレージ） を利用すると、こうした紙のトラブルを一気に改善できます。ファイルをクラウドに保存するだけで、手元に紙がなくても 会社のどこからでも、外出先や自宅からでも同じ資料を確認 できます。また、自動バックアップにより、紛失や汚損の心配がなくなるのも大きなメリットです。
さらに、OneDrive 上のファイルは リアルタイムで共同編集 ができるため、「紙を回して記入する」「更新履歴がわからなくなる」といった問題も解消されます。担当者が複数いても同じファイルを同時に編集でき、常に“最新の情報”が全員に共有されるので、作業スピードと正確性が大きく向上します。
ITに詳しくない会社でも、普段の作業を「紙で保存する」から「OneDriveに保存する」に変えるだけで、自然とデジタル化が進むのが Microsoft 365 の優れたポイントです。紙の運用にありがちな管理負担を減らし、業務全体の効率化を実現できます。
紙運用でも情報共有を加速できる仕組み
紙での連絡や口頭での共有が中心の会社では、情報が社員全員に行き渡るまでに時間がかかったり、「伝わっていない」「どこまで進んでいるのかわからない」といったコミュニケーションの課題が頻繁に発生します。紙の回覧は時間がかかるうえ、どこで止まっているか把握しづらく、作業の遅れにもつながります。
Microsoft 365 に含まれている Microsoft Teams を使えば、こうした紙文化ならではのコミュニケーション問題を一気に改善できます。Teams のチャット機能を使うと、紙の回覧では数日かかっていた情報共有が、数秒で完了します。やり取りは履歴に残るため、「言った・言わない」のトラブルも自然と減っていきます。
さらに、Teams では ビデオ会議・チャット・ファイル共有 がすべて同じアプリで行えます。紙の資料を会議前に配る必要もなく、離れた場所にいる社員ともすぐに打ち合わせができます。IT に不慣れな社員でも、LINE のような感覚で使えるため、導入がスムーズなのもメリットです。また、Teams 上で共有された資料はそのまま 共同編集 が可能です。紙のように複数コピーが出回って管理がバラバラになることもなく、常に最新の資料を全員が確認できます。これにより、紙回覧や口頭連絡にありがちな「情報のズレ」をなくし、業務のスピードと正確性が大幅に向上します。
紙中心の会社でも、Teams を利用することで、自然とデジタル化が進み、コミュニケーションの質が大きく改善します。紙文化のままでは難しかった「即時共有」「履歴管理」「共同編集」などが簡単に実現できるため、日常業務の効率が格段に上がります
Microsoft365の主な機能とメリット
最新のOfficeアプリがいつでも使える
Microsoft 365 を契約している間、Word・Excel・PowerPoint などのOfficeアプリを常に最新版で利用できます。買い切り版とは違い、数年ごとに買い替える必要がありません。新しい機能が追加されたり、使いやすく改善されたりするため、作業がスムーズになり、古いバージョンで発生する「データが開けない」「レイアウトが崩れる」といったトラブルも起きにくくなります。初心者の方でも、普段通り Office を使っているだけで自然と最新環境が保てる点が大きなメリットです。
クラウド保存でどこからでもアクセスできる
Microsoft 365 には OneDrive というクラウドストレージが含まれており、作成したファイルを自動的にオンラインにも保存できます。
・家で作った資料を会社で続きから編集
・外出先でスマホからファイルを確認
・パソコンが壊れてもデータがなくならない など、クラウドならではの便利さがあります。
「USBメモリを持ち歩く」「メールでファイルを送る」といった手間もなくなるため、初心者でも安全かつ簡単にデータ管理ができるようになります。
Teamsでコミュニケーションと共同作業が楽になる
Microsoft Teams を使うと、チャット・ビデオ会議・ファイル共有などが一つのアプリで完結します。メールよりも反応が早く、気軽に相談や情報共有ができます。また、オンライン会議を簡単に開けるため、離れた場所の人との打ち合わせや、テレワークにも非常に向いています。ファイルの共同編集もできるので、「誰が最新のデータを持っているかわからない」という問題もなくなります。初心者の方でも、LINEのように使えるチャットや、ボタンひとつで開始できるビデオ会議など、直感的に操作できるのが特徴です。
Microsoft 365 の料金プランと導入手順
どのプランを選べばいい？料金プランの選び方
Microsoft 365 のプランを選ぶとき、一番わかりやすい基準は「Officeアプリをどのように使いたいか」です。
● Word・Excel・PowerPoint をパソコンにしっかりインストールして使いたい
→ Business Standard がおすすめ
資料作成・表計算・プレゼン資料など、日頃から Office を多く使う人に向いています。
● ブラウザだけで簡単に使えれば十分
→ Business Basic でも問題なし
オンライン版 Office は基本的な操作ができるため、軽い作業が中心の方には十分です。
普段の仕事の流れを考えるだけで、どちらが向いているか判断しやすくなります。
セキュリティ対策や端末管理が必要かで選ぶ
企業の場合、「セキュリティをどこまで重視するか」も大切な選ぶポイントです。
● 普通に使えればOK、特別な管理は必要ない場合
→ Business Standard で十分
● 個人情報や社外秘データを扱っており、「もし漏れたら困る」という環境の場合
→ Business Premium が最適
Premium には追加のセキュリティ機能や端末管理ツールが含まれているため、
会社の情報を守りたい場合にとても役立ちます。初心者でも、「うちの会社はどれくらい守りたい？」と考えるだけで選びやすくなります。
会社の規模や利用人数で選ぶ
● 1～10人ほどの小規模な会社
→ Business Standard が最もバランスよく使われています。
● 20人以上、または端末やユーザー管理をしっかり行いたい会社
→ Business Premium を選ぶと、将来的にも運用で困りにくくなります。
※Microsoft 365 の料金はプランごとに異なり、
Business Basic → Standard → Premium の順で、機能とセキュリティが強化されます。
Microsoft 365 の契約手順
①Microsoft 365 の購入ページにアクセスする
（Microsoft 公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing?tab=2）
②サブスクリプションを決定・設定する（人数、契約期間、請求単位）
➂会社のメールアドレスを登録する
④アカウントのセットアップ
➄支払い方法の設定
⑥管理センターへログイン
⑦ユーザー追加とライセンス割り当て
⑧メールドメイン設定（必要に応じて）
Microsoft 365 導入後に行う初期設定と使い始めるまでの流れ
Microsoft365 サインインと初期設定
Microsoft 365 を使い始めるためには、最初に「サインイン（ログイン）」と簡単な初期設定を行う必要があります。
このステップを済ませれば、Word や Excel、Teams がすぐに使えるようになります。
サインインの方法はとてもシンプルで、
➀Microsoft 365 のアプリを開く
②会社や学校の管理者より割り当てられたメールアドレスを入力
➂パスワードを入力してログイン これだけで完了です。
アプリケーションのインストールと使用開始
Microsoft 365 を契約したら、Word や Excel などの Office アプリを自分のパソコンにインストールできます。
①https://m365.cloud.microsoft/apps にアクセス
②Microsoft 365 のアカウントでサインイン
➂Microsoft 365 アプリのインストール」をクリック
④ダウンロードされたファイルを実行して完了
インストール後に会社のアカウントでサインインするだけで作業が始められます。
自動的に最新版に更新されるため、特別な操作は不要です。
初心者の方でも、画面の案内に沿って進めるだけで問題なく利用開始できます。
FAQ
Microsoft 365 に関してよく質問される内容をまとめます。
Q1. Microsoft 365 って、そもそも何ですか？
Microsoft 365 とは、Word・Excel・Teams などの仕事に必要なツールを 会社全体で安全に使えるクラウドサービスです。
たとえば、
- Word / Excel / PowerPoint
- メール・予定表
- ファイル保存・共有
- チャット・Web会議
これらを 会社として安全に、同じルールで使える ようになります。
「個人でバラバラに使っていたものを、会社用に整理したもの」と考えると分かりやすいです。
Q2. 導入すると、今までと何が変わりますか？
よくある変化は次のような点です。
- ファイルが探しやすくなる
- 最新版がどれか分からなくなる問題が減る
- 社内連絡が早くなる
- 在宅・外出先でも同じ環境で仕事ができる
「劇的に難しくなる」ことはなく、今までの仕事を、少し楽に・安全にする イメージです。
Q3. 今使っているExcelやメールは、そのまま使えますか？
はい、そのまま使えます。
- これまで作ったExcel・Word
- メールのやり取り
- 既存の資料
上記は、Microsoft 365 に移して引き続き利用できます。
さらに、
- 自動保存
- 同時編集
- 誰がいつ直したか分かる
といった便利な機能も使えるようになります。
Q4. ファイル共有や社内連絡は、どうやるのですか？
基本的には次の使い分けになります。
- ファイル共有
→ 会社・部署のファイル置き場にまとめて保存
（「誰かのパソコンの中」にならない） - 社内連絡・会議
→ チャットやWeb会議でやり取り
（ちょっとした確認が早くなる）
なお、社外とのやり取りは、今まで通りメール を使うケースが多いです。
Q5. ITが苦手でも、ちゃんと使えますか？
はい、大丈夫です。
Microsoft 365 は、最初に「使い方のルール」を決めること がとても重要です。
弊社では、
- 初期設定
- 「どこに保存するか」の決め方
- 初心者向けの使い方説明
- 運用が落ち着いた後の改善相談
まで、導入後も継続してサポート します。
「ITに詳しい人が社内にいない」という会社でも安心して利用できます。
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ご相談・お見積りは無料です。お気軽にお問い合わせください。
Microsoft 365公式： https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365
