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RPA でできること「活用効果検証」

請求書手動作成
VS
請求書自動作成

 

RPA でできること「活用効果検証」とは

RPA を活用することで、人が手作業をした場合とRPAで自動化した場合の作業時間がどう変わるかを検証するシリーズです。今回は、請求書を人が作成した場合(以下、請求書手動作成)とRPAが自動作成した場合(以下、請求書自動作成)の作業時間を比較検証し、請求書作成自動化による生産性向上の効果を確認します。

RPAは「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、「パソコン業務を自動化するためのツール」のことです。単純な繰り返し作業をRPAに実施させることで、人手で行ってきた定型的な事務作業を自動化し効率化することができます。

人口減少・少子高齢化に伴う労働力の不足が現在指摘されており、「生産性」の向上が重要視されています。「生産性」の向上に関しては、AI・IoT・クラウド・RPAを中心としたICT技術の活用も重要なポイントです。
総務書の令和3年版情報通信白書(※1)では、次のようにICTと労働生産性向上について考察されています。
「ICTに係る労働力向上」とは、企業がICT(AIやRPA等)を導入することにより、同等の生産物・付加価値を生み出すのに必要な労働力を減少させることで、企業の労働生産性を向上させることが想定される。

(※1) 出典:令和3年版情報通信白書
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/pdf/index.html
第3章「誰一人取り残さない」デジタル化の実現に向けて
2 デジタルが貢献する社会・経済課題の解決ー2 デジタルの経済成長への貢献

以上の背景も踏まえ、RPA でできること「活用効果検証」を一例として、ICT技術(RPA)を活用した生産性向上をみなさんに知っていただければと考えています。

 

目次

請求書手動作成 VS 請求書自動作成

請求書手動作成

請求書自動作成

RPA 動画

結果

RPA による自動化のメリット考察

RPA を活用した請求書自動作成

まとめ

請求書手動作成 VS 請求書自動作成

今回は、請求書作成を行う際に手動で作業を行った場合と、RPAを使用した場合で、作業時間がどれだけ違うのかを請求書自動作成RPAを作成して実際に比較検証します。
内容は契約内容をまとめた契約管理表を元に、お客様ごとの請求書を作成する作業です。動画では3件の請求書作業を自動化しています。

請求書手動作成

手動で請求書を作成します。 
Excelでまとめている契約管理表から、月次の請求書を手動で作成することを想定します。

請求書自動作成

RPAを使用して請求書を作成します 。
Excelでまとめている 契約管理表から、月次の請求書をRPAが自動で作成します。

RPA 動画

ショートバージョン

RPAが請求書自動作成をする動画です。 RPAの動作だけを動画にしています。

フルバージョン

RPAが請求書自動作成をする詳細動画です。 どのように自動化しているか詳しい説明付きです。

結果

3件の請求書作成で検証したところ、 請求書手動作成が7分30秒、 請求書自動作成が1分45秒で約6分の差があります。
手動で行った場合は入力ミスや操作ミスなどでさらに時間がかかる可能性もあるので、RPAで行うのは速くて正確にできるのでとても生産的ですね。

RPA による自動化メリット考察

今回の結果を元に、件数が増えた場合に、どのような時間となるかを算定してみます。

経過月数作成件数 手動作成 自動作成
1ヶ月目502時間5分29分
3ヶ月目 1506時間15分1時間27分
6ヶ月目 30012時間30分2時間55分
9ヶ月目 45018時間45分 4時間22分
12 ヶ月目 60025時間5時間50分

1か月に1回50件の手動入力をする場合、1年間では25時間かかります。
RPAで自動入力すると、1年間で5時間50分となります。19時間10分の効率化が達成できます。
RPAを専用マシンで動作させれば、1年間で25時間と効率化が達成できます。

なお、 請求書自動作成のRPAを作成するためにかかった時間は3時間でした。
RPA作成時間を差し引いても、1年間で22時間の効率化が達成できると言えます。

さらに件数が多い業務や、2年、3年と継続すると、効率化効果は高くなりますね。
自動化によってデータ入力業務から解放され、空いた時間は他の重要業務に活用することができますね。

RPA を活用した請求書自動作成

本記事の内容の他に次のようなことへの活用も考えられますね。
またRPA化する請求書などの帳票を増やせば増やすほど、効率効果も高くなりますよ。
・見積書を自動作成
・発注書を自動作成
・納品書を自動作成
・領収書を自動作成

まとめ

RPAの活用で、請求書作成時間を短縮したり、 実行時間設定によって従業員が退社した後に自動作業をすることが可能となり、業務を効率化することができます。
さらに、人は人による判断が必要な重要業務に注力することができるようになり、生産性の向上や売上の向上に繋げることができます。
是非あなたもRPAを導入し、 生産性の向上や売上の向上を実現してはいかがでしょうか。

 
 

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