Power Automate できること 活用事例 ～ Forms 連携 で 業務フロー 作成～

　Power Automate は、様々なアプリケーションを組み合わせて自動化することができる便利なサービスです。本記事では、 できること ・ 活用事例 として、 Forms と連携し 入力フォーム の内容を SharePoint に記録する業務フローを説明します。サービスとして、 Power Automate ・ Forms ・ SharePoint ・ Teams を 連携 した、「名刺の追加申請」の業務フロー作成手順を説明します。業務における Forms 活用事例 も含んでおります。

目次

Power Automateとは

作成する業務フローの要件

Power Automate を使った業務務フローの作成

運用イメージ

業務フロー自動化による効果

Power Automate 導入サポートサービス

Power Automate とは

　 アプリやサービスとの間に自動化されたワークフローを作成することができるサービスです。 powerautomate.microsoft.com にアクセスしサインインすることで利用することができます。

　 システムを使っている業務では、業務フローが自動化されているケースも多いと思いますが、システム化されていない業務や細かな作業は、メールやチャットを駆使して手動でフローを実現することも多いのではないでしょうか。そんな状況も、Power Automateを利用すればすぐに業務フローを作成し運用することができますよ。

作成する業務フローの要件

　今回の業務フローは Power Automate ・ Forms ・ SharePoint ・ Teams を使い 連携 します。
　SharePoint の直接入力は、Excelを共同編集している感覚に近いため、 Forms を活用することでユーザがWebアプリケーションを利用するような感覚のインタフェースを提供してみます。

　作成する業務フローに関しては次の点を要件にします。
・ユーザが Forms の 入力フォーム を使って名刺の追加申請ができること。
・ Forms の追加申請内容（フォームの回答）が SharePoint に自動的に記録されること。
・ SharePoint に自動的に記録されたことを、 Teams の通知で担当者に知らせること。
・業務の対応状況を SharePoint 上で管理できること

　イメージとしてはこのようになります

　Forms を使わずに、 Power Automate ・ SharePoint ・ Teams を組み合わせた業務フローを作成することや、 Teams で シンプルに自動投稿フローを作成することもできますので、以下の記事を例として確認してみてくださいね。

Power Automate を使った業務フローの作成

　組織の権限によって実行できない操作がある場合は、組織の管理者へ確認してくださいね。

Forms の作成

　まずは名刺の追加申請をする Forms を作成してみたいと思います。
　Forms の 作成に慣れていない人のために、 フォーム の作成方法から説明します。
　名刺の追加申請は、SharePoint　→　Power Automate の作成なしで利用できる上、業務での Forms 活用事例 として分かりやすく有用なものですので、 Forms の活用を検討されている場合は、ぜひ作成してみてください。

①新しいフォームの選択
　フォームを開いたら、新しいフォームを選択します。

②タイトルの入力と回答フォームの追加
　タイトル欄にタイトルを入力します。ここでは「名刺の追加申請」にします。
　新規追加より回答項目を追加します。すべての項目は「必須」にします。

③「テキスト」で必要枚数を入力できるようにします。数値のみの制限も付けます

④「日付」で名刺が必要な日付を入力できるようにします。

⑤「選択肢」で名刺のデザイン変更があるかを入力できるようにします。

完成したフォームは、ユーザから見ると次のようになります。
SharePointに項目を追加して直接編集するよりは、ユーザも使い易そうですね。

作成したフォームは「共有」するためにURLを表示したり、QRコードの作成、メールでのURL共有、埋め込みコードの表示ができます。

SharePointリストの作成

　次に名刺の追加申請および業務の対応状況を管理するSharePointリストを作成してみたいと思います。

①新しいフォームの選択
②リストを作成
③サイトコンテンツで設定
　①新しいフォームの選択～③サイトコンテンツで設定については、「Power Automate でできること ～SharePointを活用した業務フロー作成～」のSharePointリストの作成手順、を確認してください。

④SharePointリストの列設定
　「列の作成」「列の順序」を使って、各列を次のように設定してみます。
●「申請者」は「ユーザまたはグループ」とし、フォームの登録者情報を入力します。
●「必要枚数」「必要な日付」「デザイン変更有無」「対応状況」 は 全て「1行テキスト」にします。

⑤SharePointリスト
　名刺追加申請の、データ登録後のSharePointリストを表示した様子です。
　本記事の全手順が完了し運用を開始した後の登録イメージを示しています。

⑥SharePointリストのビューの設定
　SharePointリストのビューの設定としては次のようになります。

Power Automate でのフロー作成

　 次はいよいよ Power Automate で業務フローを作成します。
　今回は、 Power Automate に登録されている「フォームの回答をSharePointに記録する」というフローを利用します。

①フローの作成
　Power Automate の「ホーム」で、「 フォームの回答をSharePointに記録する 」を検索し、表示された結果を選択します。

②フローのトリガー(Forms)と情報の取り出し
　「When a new response is submitted」と「Get response details」のフォームIDの箇所で作成したフォーム「名刺の追加申請」を選択します。

③SharePointへの情報登録
　サイトのアドレスへ、SharePointリストを作成したサイトアドレスを入力し、リスト名「名刺の追加申請」を入力します。
　SharePointリストの項目にFormsの項目が入力されるように設定します。

SharePointリストの項目とFormsの項目の対応表です。

④Teamsの通知の設定
　SharePointの「Create Item」の下へ Teamsの通知処理を追加します。「アクションの追加」からTeamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択して、内容を設定していきます。

下記のような設定をします。
投稿者：フローボット(Flow bot)
投稿先：Chat with Flow bot
Recipient：担当者のEmail (Microsoft365等のアカウント)
Messageは</>の切り替えでHTMLビューとし、下記のように「申請者名、必要枚数、必要な日付、デザイン変更有無、アイテムへのリンク」が分かるような内容にします。

以上で Power Automate の設定ができました。

Teams でのチームの作成

今回の業務フローでは、個人へチャットを通知するように構成しましたが、チームへチャットを通知することも可能です。既に通知で使いたいチームがある場合は、それを利用することも可能ですよ。
チームの作成方法を知りたい方は下記を参照してみてください。

運用イメージ

　作成した業務フローの運用イメージを見てみます

① Forms での名刺の追加申請
ユーザは Forms の 入力フォーム で必要な情報を入力し、名刺の追加申請をします 。

② SharePoint へ自動的に記録
名刺の追加申請内容（フォームの回答）は SharePoint に自動的に記録されます

③ Teams での自動通知
担当者へ Teams で 自動通知 されます

④ SharePoint での対応状況管理
担当者は SharePoint を使って対応状況を管理することができます

業務フロー自動化による効果

　 フローの自動化により、業務を進めるうえで必要な作業が簡単になりますし、抜け・漏れ・誤りの軽減や問い合わせ時間の減少が見込め、業務効率化を実現することができますね。
　今回は 「 フォーム の回答をSharePointに記録する 」というフォーマットを使って、名刺の追加申請を構成しましたが、アイデアと設定次第で、より効果の高い業務フローを組むことも可能です。
　是非あなたも 業務自動化 にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

Power Automate 導入サポートサービス

　シゴトをラクにしたい、自動化事例を活用したい、組織として技術を身に付けていきたいというご相談を承っています。また本記事のフローを無償提供している、 Power Automate 導入 サポートサービス がシゴトをラクにするためのおススメです。